Modalités de gestion de projet / Suivi et Evaluation

Quelles sont les modalités de gestion possibles pour un projet financé par le FNUD?

La majeure partie des projets subventionnés par le FNUD sont mis en place directement par des organisations de la société civile (OSC). Dans ce type de projet, l’OSC est responsable de la gestion globale du projet et assume toute les responsabilités liées aux finances, au suivi, à l’établissement des rapports et à l’évaluation.

En des circonstances exceptionnelles et où il y a valeur ajoutée évidente, le candidat peut s’associer à une agence d’exécution affiliée aux Nations Unies. Le cas échéant, l’agence des Nations Unies supervisera et effectuera le suivi du projet et agira en tant qu’agent du FNUD pour la supervision du projet.

Dans le cas d’un partenariat avec une agence d’exécution affiliée aux Nations Unies, l’agence d’exécution concernée doit avoir émis son consentement avant que le candidat ne soumette sa proposition de projet. L’OSC doit indiquer dans la proposition de projet, les coordonnées de la personne qui a donné ce consentement.

Quels sont les frais d'administration d'une Agence d'exécution?

Des frais d'administration jusqu'à un maximum de 7% du coût total du projet pourront être recouverts par l'Agence d'exécution au titre de ses frais d'administration pour la supervision du projet, sous réserve de toute autre recommandation du FNUD. Cette somme doit couvrir le coût des services financiers, contractuels, d'évaluation et de rapport, ainsi que de tous les autres services convenus dans le cadre du projet. Veuillez vous référer au Guide pour les propositions de projet. 

Est-ce qu'un candidat a le droit d'utiliser le financement du FNUD pour payer les frais relatifs à la gestion du programme?

 Le FNUD finance les projets et non pas les organisations qui les mettent en œuvre. L'OSC ou tout autre candidat sera autorisée à inscrire au budget du projet une partie des coûts directs liée à la gestion du programme (i.e. salaires, missions, loyer, équipements de bureau), selon les usages locaux et en conformité avec les meilleures pratiques internationales en la matière. Ces coûts devront être clairement détaillés sous chaque ligne budgétaire (par ex. salaires, voyages, frais divers). Le FNUD s'attend à ce que ces coûts soient modestes et que des frais généraux élevés n’influenceront pas négativement l'examen de la proposition de projet en vertu du critère d'optimisation des ressources (voir § 5.8 du Guide pour les Proposition de Projets du FNUD). 

Quels sont les montants minimum et maximum d'un budget pour un projet du FNUD?

 Le FNUD finance des projets entre 100.000 USD et 300.000 USD. 

Quelle est la différence entre un "budget par produit/activité" et un "budget par item"?

Le "budget par produit/activité" se réfère aux frais pour les activités du projet (les événements liés aux projets, la production d'émissions de radio et programmes TV, les outils de sensibilisation, la création et la distribution de matériels de formation, etc.) Vous pouvez répertorier jusqu'à 10 activités.

Le "budget par item" se réfère aux catégories de coûts nécessaires pour faciliter la mise en œuvre du projet (les salaires, voyage, contrats, etc.)

Veuillez vous référer au Guide pour les propositions de projet du FNUD pour des exemples de budgets et des instructions détaillées. 

Si le projet présenté est cofinancé, ces coûts d'administration doivent-ils être inclus dans le budget du projet ?

 Non, dans les budgets requis, vous devez seulement préciser le coût du projet financé par le FNUD. Vous pouvez indiquer dans la section 4 "Autres bailleurs de fonds", les détails (montant, origine, etc.) des autres sources de financement et leurs coordonnées. 

Quelles sont les exigences en matière de suivi, d’établissement de rapports et d'évaluation des projets financés par le FNUD?

Vous pouvez trouver les détails relatifs au suivi, à l’établissement de rapport et à l’évaluation selon les directives du FNUD sur le site Web du FNUD sous la section ‘Informations pour les bénéficiaires’. Veuillez vous référer à votre cycle de financement. La section ci-dessous indique les principales exigences.

Suivi
Le suivi des activités de projet s’effectuera de plusieurs manières. Tous les candidats doivent suivre leurs propres activités. En outre, si le projet est CSOP + EA, toutes les agences d’exécution seront également responsables du suivi du projet et de la présentation des rapports.
Si le projet est CSOP, le FNUD se réserve le droit de nommer des agents de suivi qui observeront les objectifs intermédiaires du projet. Une information plus complète sur ces objectifs intermédiaires sera communiquée durant la phase d’élaboration du document de projet. Enfin, le FNUD suivra les projets en examinant les rapports à mi-parcours et les rapports intérimaires et, à l’occasion, effectuera aussi des visites de suivi.

Établissement de rapports
Tous les projets seront tenus de présenter des rapports narratifs et financiers à mi-parcours et finaux. Ces rapports seront considérés comme une forme d’information publique. Les formats et directives concernant le rapport à mi-parcours et le rapport final destinés au FNUD et les guides détaillés correspondants seront disponibles sur le site internet du FNUD. Tous les rapports financiers doivent être certifiés par un auditeur externe indépendant, indiquer le montant de l’intérêt rapporté par les fonds reçus du FNUD, faire apparaître tous les fonds reçus d’autres sources par le bénéficiaire pour des activités complémentaires et s’accorder avec les allocations approuvées dans le budget du projet. Des détails plus complets sont fournis aux candidats sélectionnés dans le Guide pour l’élaboration d’un document de projet.

Évaluation
Le FNUD est chargé de définir les modalités d’évaluation du projet. Dans certains cas, l’évaluation sera commissionnée par le FNUD et dans d’autres, il sera demandé à l’Agence de mise en œuvre de commissionner un évaluateur indépendant. Le FNUD utilisera les fonds de Suivi & Evaluation retenus pour chaque projet pour rémunérer ces services. Ces fonds pourront aussi être utilisés par le FNUD de manière discrétionnaire à toute autre fin similaire ou assimilée. Le candidat coopérera avec les agents chargés du suivi nommés par le FNUD, sera responsable de collecter les informations de base et les formulaires d’évaluation des activités tout au long du projet.
Pour les projets exécutés par une agence de l'ONU, l’agence d’exécution prendra les mesures nécessaires pour l’évaluation et en examinera la portée avec le FNUD avant sa mise en œuvre. Les coûts d’évaluation seront couverts par les frais de gestion de l’agence d’exécution.