关于管理和处置秘书处文档和记录的规则和职责的员工通知 (ST/SGB/2007/5)
联合国中央支助事务厅的档案与文件管理科 (档案科) 集中负责为联合国（包括总部以外的秘书处部门、维持和平行动组，以及联合国的附属组织）的记录和档案制定政策、设立标准、提供建议，并进行总体管理。
所有的工作人员必须遵守与合法所有权相关的规则，确保秘书处记录神圣不可侵犯，此外还指明：
- 所有由秘书处成员在公务中或因为公务而创建或接收的记录（无论其保存形式如何），均属联合国所有；
- 除非记录处理办法已在经审批的保管期限表中得到授权，否则离开联合国的工作人员均不得将任何记录带出联合国办公地；记录需保留在其工作部门中，以便日后之用；
- 禁止员工对确定为组织记录而保存的任何官方文档、记录或卷宗进行修改、损坏、错误放置或宣布其无用。 而且，管理者还有以下责任：
- 开发记录管理工具，开展记录管理练习、培训，利用记录管理资源支持实质性的托管权、代表团和工作计划；
- 通过经档案科批准的全面保管期限表开发并实施业务记录的保存政策；
- 对当前事务不再需要用到（通常为三年前的记录），但由于行政、法律或历史原因而需保存的记录转移到档案科监管之下，以便安全地存储和保管；
- 建立维护和保护记录所需的合适条件，这些记录被授权保存超过执行正式业务所需的正常时间。
- 在办事处关闭的情况下，确保在办事处和档案科相互协商后将记录转移到档案科。