档案与文件管理科可向联合国办事处提供援助和指导，并安排将记录转移到外场存储。在与记录创建办事处协商后，档案科将对计划外的记录进行评估，以确定将这些记录进行处置或销毁、长期保存，或者作为档案永久保存。
要获得可用服务的详情，请参阅：
记录转移
档案科可帮助将不常用记录（通常为三年以上的旧卷宗）转移至皇后区的档案科二级存储机构中。在记录转移后，授权的秘书处工作人员可根据要求，通过“内部服务请求”服务获得这些记录。
档案科可以对具有重要档案价值的转移记录进行描述和分类，所得到的信息可用于为研究人员提供指导。
记录转移过程包括一系列的步骤，如下所示：
步骤1：填写RMS50存储箱请求表，获得存储箱
步骤2：获取转移表格
步骤3：准备转移记录
步骤4：整理记录系列
步骤5：打包装箱
步骤6：在箱体贴上标签
步骤7：填写RMS36A记录转移表——卷宗列表
步骤8：填写RMS34记录转移请求表
步骤9：将填写完毕的表格提交至档案科，以进行转移确认
步骤10：将存储箱转移至档案科
如需了解如何将记录转移至档案科的详细信息，以及使用哪些转移表格，请单击此处查看记录转移方式指南。另外，维持和平任务记录保管工具包中也提供了详细的说明。
记录处置或销毁
档案科可以为联合国办事处提供安全负责的记录销毁服务。无论记录是在创建办事处保管，在档案科处保管，还是在这两地保管，大多数记录最终都将被销毁。有些记录会在2到5年后销毁，而诸如个人档案或病历等其他一些记录，则需要保存更长的时间。还有少数记录，因具有历史或信息参考价值，而将被永久保存。
对于记录保管期限而言，既可通过记录保管期限表进行授权，又可通过档案科与记录创建办事处之间签订的协议进行授权。此协议通常在记录转移至档案科时生效。办事处也可通过记录处置授权表——RMS.49(3——99)来请求修改已建立的协议。
如需获得详细信息，请参考档案科指导原则——记录销毁原则。该指导原则包括一份实用的核对表，可确保以可靠负责的方式销毁纸质记录。
您可拨打电话(212)963——8688或963——8689，或者发送电子邮件联系档案科，以获得关于记录销毁的建议和协助。