档案与文件管理科(档案科)可以协助联合国办事处应对档案和记录管理方面的所有需求。
我们为一些重要的档案和记录提供咨询和协助服务，包括：
- 制定和改进记录管理程序、记录计划和记录分类方案
- 管理电子记录
- 选择记录保管系统和记录管理软件
- 管理作为记录的电子邮件
- 使用当前的记录保管期限表
- 制定记录保管期限表
- 为记录存储和需要作为档案保存的记录提出建议
- 负责记录的调查和目录编制
- 负责记录扫描和数字化项目
- 管理重要记录，对业务连续性和灾难恢复提供支持
对于在纽约市的联合国部门及办事处，档案科可以进行现场访问，从而可与管理层和员工面对面来讨论记录问题。在纽约以外的联合国办事处和机构应联系档案科来讨论可以对记录进行哪些安排。
如果您希望使用我们的咨询服务，或需要任何档案和记录管理方面的相关信息，请联系档案科。
使用当前的保管期限表
记录保管期限表是至关重要的记录管理工具，也是所有记录管理程序的基本组成部分。记录保存时间表用于确定记录保存的时间长短。时间表为所有类型的记录制定了适当的保管期限，让您知道这些记录保管的最短时间（过该时间段后，这些记录即可销毁），还让您知道哪些记录必须保存为档案。记录保管期限表授权对记录进行合法、负责的保存和处理。
所有的保管期限表都必须经过档案科的批准
时间表主要有两种类型：
- 与专门针对特定部门或业务职能部门的记录相关的保管期限表。例如，针对法务局法律记录的时间表，或针对联合国养恤基金的养恤金记录的时间表。
- 常规保管期限表与多个联合国办事处的公共记录相关，其中可能包括常规的行政记录，例如财务、时间和出席情况、申请等记录。
将保管期限表应用到记录中的过程称为记录“宣判”。档案科备有关于如何宣判记录的指导原则。请点击此处查看经过批准的联合国记录保管期限表。
制定保管期限表
记录保管期限表通过业务分析项目来制定。这由档案科和负责记录的联合国部门或办事处共同协作来完成。这一过程的步骤如下：
- 对记录中所记载的业务部门的职能、活动和事务处理进行分析
- 根据记录相关职能的重要性来评估记录的价值
- 研究相关的业务、行政、财政、法律和历史需求，从而确立记录的保留时间长短。
- 创建保管期限表。
- 经记录创建办事处的同意，档案科正式批准保管期限表。
时间表中详细阐述了业务部门所创建的各种类别或系列的记录，并为每个类别或系列的记录提供了保存或处理操作。保存和处理操作的示例如下：
- 保存2年，然后在办事处销毁；
- 保存20年；在创建日期3年后转移到档案科；或
- 永久保存；在创建日期3年后转移到档案科。
记录保管期限表和相应的记录分类方案通常是一前一后制定的，从而确保记录的获取和创建与其保存和处理相关联。
请点击此处查看经过批准的联合国记录保管期限表。