对文档的访问和修改进行控制，并在文档被修改时对其版本进行跟踪的技术（尤其是在自动化环境中）。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

通过化学或物理处理来修补或稳定材料，从而确保它们能够以其原始形式尽可能长久的保存。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

基于对文档的实体占有来保管它们的责任。保管权并不总是包括法律所有权或控制记录访问的权利。 国际档案著录标准总则 ISAD(G)，第0.1节

涵盖文件处理的完整说明，以确保根据这些文件的管理、财政、法律和历史价值将其保留必要长的时间。

与材料的创建、接收、存储或使用相关的组织、职能和操作环境，以及其与其他材料之间的关系。背景和内容以及结构一起构成了记录的三个基本方面。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

用于半常用和不常用记录的低成本、仓贮式存储 – 参见“二级存储”

在将记录公开作为参考之前对其中一些内容进行掩蔽的过程。

建立理想的质量或实践的基准或参考

与实施记录保存、销毁或转移决定相关联的一系列过程，这些过程记录在部署授权或其他工具中。 国际标准 ISO/TR15489——1，第 3.9 条

日常工作中不再需要，但可能会因行政、法律或历史原因需求的记录

无论创建日期为何时，当前业务所需要、与组织的管理或职能相关的经常使用的记录。这些记录通常保存在办事处内方便获取的地方和设备中。

记录与组织或个人之间的关系；这里的组织和个人是指以个人或集体行为创建、积累和/或维护及使用记录的组织或个人。 国际档案著录标准总则 ISAD(G)，第 0.1 节

将记录（尤其非当前记录）转到其最终状态（销毁或转移到档案室）的过程。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

创建记录的个人、团体或组织

经鉴定具有档案价值的记录以及存放具有档案价值物品的位置 档案集 ? 不考虑文档出处，基于某些共同特征将文档归类的人工集合。请勿与档案全宗混淆。 国际档案著录标准总则 ISAD(G)，第 0.1 节

道德行为（包括客观、诚实和勤奋）的书面标准系统。

在系统中使用登记的目的在于证明已在记录系统中创建或获取了记录。这包括在登记簿中保存记录的简要描述性信息，并为记录指定唯一的标识符。 国际标准 ISO/TR15489——2，第 4.3.3 条

一种自动化系统，提供了对以电子形式创建的文档（包括电子邮件消息）的创建和管理控制

属于信息和通信技术数据的记录，它们具有： i) 结构：电子记录格式以及指向附件或其它相关文档的所有链接； ii) 内容：电子记录结构中传递事务办理证明的信息； iii) 背景：记录事务相关原始内容的信息，如电子记录的创建者、 日期、安全性和使用权限、语言、处置方式、格式等，这些信息在结构中通常与内容相分开

一种电子记录管理系统：获取和存储电子记录（包括作为官方记录的电子邮件消息）的信息系统

一种数字标记、编码或其他符号，用来标识个人，同时表明对所附的材料内容表示负责或同意。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

一种电子邮寄系统

在组织控制、支持或记录程序的交付、执行操作、制定决策，或对活动进行说明等时所需的电子邮件系统中创建、发送或接收的所有消息。

仅在有限的时间内需要，以确保某项常规操作或后续记录的准备得以完成的数据或信息。

一种结合了EDMS和ERMS功能的自动化系统

查找、使用或检索信息的权利、机会、方式。国际标准 ISO/TR15489——1，第 3.1 条

分布式管理是一种电子记录保管策略，创建电子记录的机构借助此策略来在自己的计算环境中对记录进行维护，并在该环境改变时将记录迁移到新的硬件和软件平台中。创建机构需要周期性地将当前数据迁移到新的平台：同时也会转移具有长期价值的电子记录；该策略能够满足他们的这种需求，从而迎合技术的变化。

确定业务活动类别及这些活动所生成的记录，并将其进行分组整理（如果适用）成各个卷宗，以简化著录、控制、链接和处置确定及访问状态的过程。 国际标准 ISO/TR15489——2，第 4.3.4 条

一种智能结构，可根据预定的规则将各个项目整理成组和子组

对记录和档案存在的潜在威胁及其出现的可能性和影响的评估

对损失或损坏进行的系统化控制，包括对威胁的分析、采取措施来减少这种风险，并实施恢复程序。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

个人、组织和团体对自己的行为负责并可能需要向他人作出解释的原则。 国际标准 ISO/TR15489——1，第 3.2 条

从原始材料复制所得的复制品

创建、获取和维护关于记录移动和使用的信息。 国际标准 ISO/TR15489——1，第 3.19 条

使记录可供公众访问的过程

联合国记录的主副本或官方副本

联合国的官方出版物（参见“联合国文档”）

对卷宗如何存储和编订索引进行指导，从而确保其检索、使用和处置的政策和程序。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

一个组织的每个职能都可以分为许多“活动”，该术语用来表示为完成一项特定职能而采取的一种行动。因此活动又可以分为许多事务。

确定应进行记录并保存的过程。这包括组织所创建和接收的记录。该过程中涉及决定应获取哪些文档，这也意味着需要确定能够对这些记录进行访问的人员以及通常要对记录保存的时间长短。 国际标准 ISO/TR15489——2，第 4.3.2 条

记录不同时间大气湿度和温度的装置 [SAA：档案和记录术语词汇表]

即国际档案著录标准 (G)，由国际档案理事会发布，该标准建立了档案材料著录（无论其形式如何）的一般标准，从而促进一致、充分的著录并推动著录的交流和整合。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

信息记录文件 － 记录管理。一项国际标准，建立了在适当系统中创建、获取、维护和管理记录（无论其形式如何）的原则。

与组织中的核心活动（即组织的特色活动）相关的记录。

各方通过计算机网络实时进行的消息交换

由联合国作为事务证据而维护的所有数据或信息，无论其格式或介质如何

记录办事处是指定的维护、保存和处理记录（官方）副本的科室或行政部门。

系统地创建、使用、维护和处理文件以符合管理、程序、法律和财务要求及责任的过程。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

获取、维护记录和随时提供记录访问的信息系统。 国际标准 ISO/TR15489——1，第 3.17 条

记录生命周期的第一阶段

收集关于组织记录基本信息（包括信息的数量、形式、所在地、物理条件、存储设施、收集比率和相应的业务过程）的过程。

负责高效、系统化控制记录的创建、接收、维护、使用及处理的管理领域，包括以记录形式获取和维护业务活动和事务处理的证据及相关信息的过程。 国际标准 ISO/TR15489——1，第 3.16 条

记录管理程序是在整个组织范围内对记录、记录保管活动和记录保管系统进行管理的程序。

记录从创建到销毁或移交存档的过程中各阶段的反映

按照归档系统整理或因为来自同一个积累或归档过程或同一项活动、具有特殊的形式、或在其创建、接收或使用过程中产生的其他关系而作为一个单元维护的文档。 国际档案著录标准总则 ISAD(G)，第 0.1 节

在不常用或半常用记录被销毁或转移到其他档案之前，用来对它们进行低成本存储的机构。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

一种安全过程，通过代码或加密系统将纯文本格式的电子数据转换为加密代码，这样在没有原始代码或加密系统的情况下，这些信息将显示为没有意义的代码

范围最广的术语，涵盖在对存档材料构建管理或智能控制时，由存档服务过程生成或收到的所有著录或引用方式。 国际档案著录标准总则 ISAD(G)，第 0.1 节

为建立保管期限而判定文件价值的过程 结构 整理、联系和显示元素的方式。结构和内容以及背景一起构成了记录的三个基本方面。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

使以前受到限制的材料可进行常规咨询的过程。

通过编码或密码系统将密码文本翻译为纯文本，从而把转录本还原的程序

记录信息的物理材料、容器和/或载体（即纸张、胶片、磁带）。 国际档案著录标准总则 ISAD(G)，第 0.1 节

具有可作为证据的说服力和可信性 电子档案保管员业务手册。ICA 2005

联合国的官方出版物（参见“官方文档”）

电子记录管理系统要求的模型规范。

文档的知识材料，包括文字、数据、符号、数字、图像和声音。内容和背景以及结构一起构成了记录的三个基本方面。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

用来在整个企业中获取、管理、存储、保护和传输内容的技术、工具和方法

由特定人员、家庭或法人实体在其活动和行使职责的过程中实质创建和/或积累并使用的档案整体（无论其形式或介质为何）。 国际档案著录标准总则 ISAD(G)，第 0.1 节

用于半常用和不常用记录的低成本、仓贮式存储 – 参见“本地存储”

将模拟图像转换为计算机可读取的图形图像的光学仪器。

业务活动的最小单位手摇干湿表

事实和数字

将模拟格式材料转换为数字格式以存储在计算机中。例如，扫描纸质文件可创建数字副本。

一种数字编码，可以附加于电子文档，从而成为识别其创建者/发送者的唯一方式

可视为一个单元的已记录信息或对象。 国际标准 ISO/TR15489——1，第 3.10 条

按照归档系统排列的一组类似记录，这些记录因在同一活动中创建、接收或使用而互相关联 [SAA：档案和记录术语词汇表]

对记录进行永久性处理的行为

以各种介质存储的具有特定背景的数据

维护和确保信息的机密性、完整性及可用性所需的政策、程序和操作。

以记录背景为基础的记录价值

行政记录对于大多数组织来说很常见。例如日常信件或办事处之间的通信；与人力资源、设备和补给以及设施相关的记录；参考材料、日常活动报告、工作任务、预约登记、电话日志。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

将保管期限表应用于记录的行为

以电子格式创建的信息

描述记录背景、内容和结构及其管理的数据。 国际标准 ISO/TR15489——1，第 3.12 条

记录或档案在常用期间保存的顺序

对部门或职能部门的业务和程序的分析

确保组织在非正常运作条件下仍能继续保持运营的程序

灾难后恢复记录集的操作以及相关操作。

为降低组织记录威胁的影响并在发生灾难时对记录进行恢复而设计的书面政策、程序和信息。

必须由个人作为创建者来创建真实的记录。 [SAA：档案和记录术语词汇表]

可以证明一项事实正确或有误的材料

提供记录创建者来源、职能和活动等信息的记录的质量

组织中业务活动的最高/宏观级别

对业务活动中职能、活动和事务的等级结构进行的分析

分类和检索工具等的创建，用于简化对记录和档案信息内容的访问

确保组织在发生灾难或正常运营条件遭到破坏（例如停电）时维持组织继续运作所需的记录

主题词表是按照语义、层级和关联或等价关系而相关联的术语的控制列表。这个工具可作为给各个记录分配分类术语时的指南。 国际标准 ISO/TR15489——2，第 4.2.3.2 条

捕获、分析、组织和记录信息以确定、管理、定位和解释档案材料及记录背景关系的过程。 国际档案著录标准总则 ISAD(G)，第 0.1 节

由集中负责卷宗创建和管理（包括存储和跟踪）的工作人员运行的书面记录保管或归档系统

移动记录的过程，是记录生命周期的一部分

记录应是其所相关的业务活动的充分证明