电子邮件已经成为联合国的重要业务工具，您创建和接收的许多电子邮件消息均为记录的组成部分，因为它们提供了联合国业务处理的证据和信息。因此，考虑到组织的业务和责任性记录保管要求，您必须将电子邮件消息（归属于记录范畴）与其他类型的信息一起进行管理。
您需要保存、组织和管理组成记录的电子邮件消息，以便您能够随需轻松地访问、检索和保管它们。这包括保存、组织和管理已离职工作人员的电子邮件记录。
档案科已准备了管理作为记录的电子邮件的指南。以下列出了管理作为记录的电子邮件时需要了解和实施的主要事项：
电子邮件记录的识别
定义：电子邮件记录是组织控制、支持或记录程序的交付、执行操作、制定决策，或对活动进行说明等时所需的电子邮件系统中创建、发送或接收的所有消息。
电子邮件记录示例：
- 反应组织情况或业务的消息
- 发起、授权或完成业务处理的消息
- 由外部资源发来且属于官方记录一部分的消息
- 在原始记录的基础上进行增删后所获得的副本
- 会议日程和会议记录
- 简要备注、最终报告和建议
临时电子邮件记录
是指仅在有限的时间内需要，以确保某项常规操作或后续记录的准备得以完成的记录。例如：
- 仅为了方便参考而对信息进行复制所产生的副本消息
- 在制定文档时不需要作为证据的非正式消息或草稿
- 员工会议、放假等其他通知
- 作为分发列表中的一部分所收到的消息，或从列表服务器收到的消息
- 由于私人使用官方电子信息传递系统而产生的电子邮件
草稿
电子邮件系统中创建的草稿，是文档整个批准过程的证据，它们被视为官方记录，必须对它们进行保留和管理。某些草稿并非记录。请参阅非记录电子邮件。
创建和编写电子邮件的技巧
若要高效的管理电子邮件，从一开始（创建和编写）就需要采取良好的技巧。建议的指导原则如下：
- 仅将那些需要对消息内容采取行动或进行决策的人员标识为主要收件人
- 谨慎使用“全部答复”
- 仅抄送信息
- 每封电子邮件仅包括一个主题
- 将电子邮件的消息包括在文本中而不是作为附件
- 主题行明确清楚
- 在“主题”行中使用前缀将电子邮件归类，以便帮助用户确定是将电子邮件删除、立即打开还是进行归档以在稍后打开。请参阅下面的示例：
- 社交：下周三晚间的外出活动
- 信息：铁路罢工最新新闻
- 所有的经理：新的鉴定课程
- 紧急！：12.00 点进行消防训练
保管电子邮件记录的责任
发件人负责保存和管理电子邮件的情况：
- 电子邮件在内部创建时
收件人
负责保存和管理电子邮件的情况：
- 电子邮件由外部资源发来，组织中其他位置不存在该信息并且该信息是官方业务记录的组成部分
当您是电子邮件消息的发件人时，请谨记以下三条重要规则：
- 如果您创建了一封电子邮件消息并发给了一位或多位收件人，则您必须确保对组成完整电子邮件记录的原始文本和所有回复进行保存。
- 如果是正在进行的电子邮件交流，您应自行判断并确定在讨论的哪个阶段收集电子邮件副本以作为官方记录。在作出此判断时，您需要考虑对上一封消息答复的电子邮件中的新信息的重要性。
- 如果您对收到的电子邮件记录添加了信息，其将被视为新的原始邮件，因此您必须对其进行保存和管理。
在记录保管系统中收集和维护电子邮件
电子邮件记录的记录保管系统需要随时能够识别、检索、共享和保存记录。识别意味着将记录链接至其产生的业务活动及相关的记录。
电子邮件记录管理系统 [ERMS] 提供所需的功能。除非将电子邮件记录链接至卷宗分类系统，否则电子文档管理系统 [EDMS] 不起作用。
以电子格式保存电子邮件记录时应遵循的原则：
- 您必须能够以记录的原始电子格式复制并查看它们，无论这些记录实际上是 Lotus Notes 消息及其发送和接收的数据，还是附件（如 Word 或 Excel 文档）
- 您必须基于您的卷宗分类结构将它们归档并存储，以便维护邮件与附件以及任何其他相关记录之间的链接。进行此操作的首选方法是使用电子记录管理系统。
- 您不需要保管多种形式的电子邮件记录。如果您已经在电子记录管理系统中对电子邮件记录进行了归档，则可以删除Lotus Notes中的副本。如果您已经打印并归档了电子邮件记录的硬拷贝，则可以删除Lotus Notes中的副本。
- 建议您不要将电子邮件消息归档并存储在个人计算机和目录工作空间中。这样做会限制记录的可访问性，而且在工作人员从组织中离职时，或者当办事处或代表团关闭而工作人员撤离时，将产生严重问题。
- 如果无法在适当的电子记录管理系统中以电子格式保存和归档电子邮件记录，您可以打印电子邮件记录以便在适用的记录办事处或任何其他适用的归档区域归档您的硬拷贝记录。
- 就电子邮件消息的已打印副本的证据价值，必须考虑是否丢失了所传送和接收的数据（元数据）。如果不确定，您应咨询信息技术人员以确保所有的元数据均已与消息一起打印了出来。
离职工作人员的电子邮件记录
在离开部门或调动到部门内的其他组织区域之前，您应清理 Lotus Notes 中您的所有电子邮件消息。您必须在相关操作区域内将那些确定为部门记录的所有消息进行保存并归档。可通过使用下列一个或多个选项来完成此操作：
- 将您电子邮件帐户的负责权指定给其他的负责人员（在产假、借调等临时离开的情况下，前提是您了解此人将不会删除您的电子邮件记录）；或
- 在适当的记录办事处或任何其他适当的归档区域，打印并归档您的硬拷贝记录的电子邮件记录。
您可以删除所有确定为临时记录的消息，以及与组织的业务无关的其他类型的信息。如果您在组织内部调动或暂时离开一段时间并且保存了当前的联合国电子邮件帐户，您可能希望保留这些电子消息。
对电子邮件消息进行清理之前，您必须咨询档案与文件管理科 (档案科) 以确定归档您电子邮件记录的方法并就此达成一致意见。您的办事处或工作部门负责确保您的电子邮件记录保存在相关的组织区域内。您负责确保这些电子邮件记录已被识别并归档，以便可根据需要对它们进行研究、检索和保存。
非记录电子邮件
草稿
您在电子邮件系统中创建、发送或接收的草稿组成了临时记录并且不需要保存：
- 它们是仅用于提供信息或参考用途的副本
- 任何其他信息已合并到了后续的版本中
- 它们是工作草稿，是文档演变过程中不需要记录的步骤
- 为响应行政或组织要求，通过广播或其他组织分发列表而在内部发送的电子邮件消息
- 包含由外部资源发给组织的信息、分发仅用于提供信息或参考目的，以及不需要作为官方业务记录的电子邮件消息
- 在工作团队/部门之间内部发送的电子邮件消息副本，仅用于提供参考或信息目的