ويمكن أن توجه أي استفسارات عامة تتصل بالخدمات اللازمة للاجتماعات إلى قسم التخطيط وخدمة الاجتماعات (الغرفة S-1537، الفرع الهاتفي 36540). أما الاستفسارات المتصلة بالوثائق فتوجه إلى قسم مراقبة الوثائق (الغرفة S-1552، الفرع الهاتفي 36594).

برنامج الجلسات

يعد قسم التخطيط وخدمة الاجتماعات، يوميا، برنامج جلسات اليوم التالي. وينشر هذا البرنامج في "اليومية"، مع ذكر القاعة التي تعقد فيها كل جلسة وسائر المعلومات المتصلة بالجلسات. ويمكن توجيه الاستفسارات المتعلقة بجدول الجلسات إلى وحدة خدمة الاجتماعات (الفرع الهاتفي 37348).

مـدة الجلسـات

في العادة، تعقد الجلسات الصباحية من الساعة 00 / 10 إلى الساعة 00 / 13، والجلسات المسائية من الساعة 00 / 15 إلى الساعة 00 / 18.

ونظرا إلى كثرة الطلب على عقد الجلسات ولكون المرافق المتاحة لعقدها محدودة، فمن الضروري بدء الجلسات في مواعيدها والالتزام إلى أقصى حد بالمواعيد المحددة أعلاه مما يتعين معه حث المندوبين على حضور الجلسات في موعدها المقرر. ومن المستصوب أيضا تحديد مواعيد انعقاد الجلسات ذات الصلة بحيث تكون متتالية للاستفادة إلى أقصى درجة من الخدمات المتاحة.

أما جلسات المجموعات الإقليمية وغيرها من الجلسات غير الرسمية فلا يمكن التكفل بأمر عقدها إلا إذا تيسرت لها خدمات من النوع المخصص، أصلا، للجلسات التي تعقد بانتظام.

ترتيبات الجلوس

اختير وفد مالي بالقرعة ليحتل المقعد الأول في قاعة الجمعية العامة أثناء الدورة الثالثة والخمسين للجمعية العامة. ولذا سيجلس وفد مالي في الصف الأول في أقصى اليسار (جانب الأمين العام من المنصة). وتجلس وفود الدول الأعضاء الأخرى تباعا حسب حروف الأبجدية الانكليزية، وفق الممارسة المعتادة. ويتبع ترتيب الجلوس نفسه في اللجان الرئيسية.

وثمة نسخ من مخطط ترتيب الجلوس في القاعة، موجودة في وحدة خدمات الاجتماعات التابعة لإدارة شؤون الجمعية العامة وخدمات المؤتمرات (الغرفة S-B1-02، الفرع الهاتفي 37348).

يومية الأمم المتحدة

تصدر يومية الأمم المتحدة كل يوم باللغتين الانكليزية والفرنسية. إلا أنها تصدر باللغات الرسمية الست وهي الاسبانية والانكليزية والروسية والصينية والعربية والفرنسية خلال انعقاد الجمعية العامة. كما أن اليومية متاحة على شبكة "إنترنت"، وهي تتضمن ما يلي:

( أ )  برنامج الجلسات؛
(ب)  جدول أعمال كل جلسة من الجلسات؛
(ج)  موجز وقائع الجلسات؛
(د )  إشعارات.

ويقع مكتب "اليومية" في الغرفة S-2940. ويمكن توجيه أي استفسارات في هذا الشأن من الساعة 30 / 16 فصاعدا إلى الفرع الهاتفي 33888.

الترجمة الشفويـة

تترجم البيانات التي تلقى بأية لغة من اللغات الرسمية الست للجمعية العامة ترجمة شفوية إلى سائر هذه اللغات. ويجوز لأي ممثل أيضا، وفقا لأحكام المادة 53 من النظام الداخلي للجمعية العامة، أن يدلي ببيان بلغة ليست من اللغات الرسمية. لكن على الوفد المعني، في هذه الحالة، إما أن يتكفل بأمر الترجمة الشفوية للبيان إلى إحدى اللغات الرسمية، وإما أن يقدم نصا مكتوبا منه بإحدى هذه اللغات. وعندئذ يتولى مترجمو الأمم المتحدة الشفويون ترجمة البيان شفويا إلى سائر اللغات الرسمية بالاستناد إلى نص الترجمة الشفوية أو النص المكتوب؛ وتعتبر الأمانة العامة ذلك هو النص الرسمي للكلمة. بيد أنه ينبغي للوفد المعني أن يوفد للمترجم الشفوي شخصا يعرف اللغة التي سيلقي بها البيان واللغة الرسمية التي ترجم اليها، لتوجيه المترجم الشفوي أثناء إلقاء النص بكامله ولضمان التزامن بين المتكلم والمترجم الشفوي.

الترجمات المكتوبة للبيانات التي يدلى بها باللغات الرسمية

إذا قدمت نصوص مكتوبة بأكثر من واحدة من اللغات الرسمية، يتعين على الوفود أن تُبيّن بوضوح أي نص من هذه النصوص ينبغي اعتباره النص الرسمي. وعندما تقدم الوفود ترجمة مكتوبة لبياناتها، ينبغي لها أن تذكر في الصفحة الأولى من ذلك النص ما إذا كان ينبغي "قراءته حرفيا" أو "مقارنته بالبيان المدلى به".

وإذا رغبت الوفود في أن تقرأ ترجماتها حرفيا، يضعف احتمال أن يظهر في الترجمة الشفوية أي خروج على النص يبدر من المتكلم بما في ذلك الإغفالات والإضافات.

وإذا رأت الوفود أن المتكلم باسمها قد يخرج على النص، فإنه يتعين عليها أن تختار "مطابقة النص الرسمي على النص المدلى به"، وعندئذ يقوم المترجم الشفوي بمتابعة المتكلم وليس الترجمة. وينبغي للوفود، في هذه الحالة، أن تكون على علم بأن الترجمة الشفوية التي يسمعها الحاضرون لن تكون بالضرورة مناظرة للترجمة التي قد تكون الوفود وزعتها على الحاضرين وعلى الصحافة قبل الإدلاء بالبيان أو خلاله.

وينبغي للممثلين الذين يريدون الكلام في قاعات الاجتماع أن يضعوا في اعتبارهم أن الميكروفون الموضوع أمام كل منهم لا يعمل إلا متى دعا الرئيس الممثل إلى الكلام. كما ينبغي لهم، تيسيرا لتسجيل كلماتهم وترجمتها شفويا على أفضل الوجوه، أن يتكلموا في اتجاه الميكروفون مباشرة وبوضوح، الالقاء، ولا سيما لدى قراءتهم الأرقام أو الاقتباسات أو النصوص التقنية الشديدة التعقيد، أو لدى قراءة بياناتهم من نص معد سلفا (انظر أيضا الصفحة 36).

وإذا كانت الوفود قد أخذت على نحو متزايد تعطي إطارا زمنيا لإلقاء بياناتها، فإن المرجو من أعضاء الوفود التكلم بالسرعة العادية* في جميع الأوقات لتمكين المترجمين الشفويين من ترجمة بياناتهم ترجمة دقيقة. ذلك أنه عندما تلقى البيانات بأقصى سرعة ممكنة للتقيد بالحدود الزمنية فإن ذلك يؤثر على جودة الترجمة الشفوية.

محاضر الجلسات

تدون محاضر للجلسات العامة للهيئات الرئيسية ولجلسات اللجان الرئيسية للجمعية العامة، كما تدون على أساس انتقائي محدود محاضر لجلسات بعض الهيئات الأخرى. وتكون هذه المحاضر إما حرفية (PVs) وإما موجزة (SRs). وتتولى إعدادها الأمانة العامة، وهي خاضعة للتصويب من الوفود. ولكن لا يمكن قبول التصويبات التي تضيف إلى معنى البيان كما أدلي به فعلا أو تغيّر منه شيئا.

والمحاضر الحرفية تنقل وقائع الجلسات كاملة، ويعتمد في تدوينها بغير لغة الكلام الأصلية على الترجمة الشفوية.

ويرجى أن تعلم الوفود أن أي جزء من بيان مكتوب لا يتلى في الجلسة فعلا لن يظهر ضمن محضر تلك الجلسة.

أما المحاضر الموجزة فتنقل وقائع الجلسات في صيغ مقتضبة مختصرة. ولا يتوخى فيها ذكر كل مداخلة تكلم فيها متكلم ولا إيراد البيانات بنصها.

وتوفير المحاضر المكتوبة (حرفية أو موجزة) لهيئات الأمم المتحدة منظم بموجب عدد من المقررات التي اتخذتها الجمعية العامة وغيرها من الهيئات الرئيسية.

وبالإضافة إلى ذلك، تسجل وقائع الجلسات على أشرطة صوتية يمكن لمن شاء أن يرجع اليها (انظر الصفحة 39).

تصويب محاضر الجلسات

إذا أراد أحد الوفود إجراء تصويبات على محاضر الجلسات، فينبغي أن تحمل توقيع أحد أعضائه المخولين بذلك وإرسالها، إلى الجهة التالية: بالنسبة للمحاضر الحرفية إلى Chief, Verbatim Reporting Service, Room C-178؛ وبالنسبة للمحاضر الموجزة إلى Chief, Official Records Editing Section, Room DC2-0794, Two United Nations Plaza.

ويجب بيان التصويبات المطلوبة إما بإيرادها في مذكرة، أو بإدراجها في نسخة من المحضر، أو بكلا الأمرين. وفي حالة عدم إرسال المذكرة، يجب أن تحمل الصفحة الأولى من المحضر الذي أدرجت فيه التصويبات توقيع موظف مخول من موظفي الوفد ذي الصلة، مع بيان منصبه.

وإذا أجريت التصويبات بخط اليد، فيرجى من الوفد ذي الصلة أن يحرص على كتابتها بخط واضح وتحديد مكان إدراجها في المحضر بكل دقة.

ألف - المحاضر الحرفية

يقتصر تصويب المحاضر الحرفية (PVs) على ما يقع من خطأ أو إغفال في إيراد البيانات كما أدلي بها بالفعل، أي باللغة الأصلية. وحين يقدم طلب لإجراء تصويب، يدقق التصويب المطلوب بالرجوع إلى التسجيل الصوتي للكلمة المعنية.

باء - المحاضر الموجزة

لا يجوز في تصويبات المحاضر الموجزة (SRs) أن يكون الأسلوب هو موضوع التصويب، ولا يجوز أيضا إدخال زيادات مطولة تخل بالتوازن العام للمحضر.

كذلك لا يجوز تقديم نص البيان بدلا من تقديم تصويبات.

إصدار التصويبات

لا يعاد إصدار الصيغة المصوبة لمحاضر هيئات الأمم المتحدة إلا في حالات معينة. وتشمل هذه الحالات محاضر جلسات مجلس الأمن، ومحاضر الجلسات العامة للمجلس الاقتصادي والاجتماعي. أما بالنسبة إلى الهيئات الأخرى، ومن بينها الجمعية العامة ولجانها الرئيسية، فإن المحاضر تصدر في صورتها الأولية فقط، ثم تجمع التصويبات المعتمدة في وثيقة تصويب واحدة تصدر بصورة دورية. ولا يسمح بإصدار التصويب فورا إلا في حال وقوع أخطاء أو إغفالات جسيمة تمس مساسا جوهريا بسير المناقشات. ولن يلجأ إلى هذه التصويبات الاستثنائية، في حالة المحاضر الحرفية، إلا لتنقيح الأخطاء أو الإغفالات التي تحدث في صيغة البيان المكتوب باللغة الأصلية. وتعدل الصيغ المكتوبة باللغات الأخرى كي تصبح متفقة، إذا دعت الحاجة، مع الصيغة المصوبة المكتوبة باللغة الأصلية.

نصوص الكلمات المعدة سلفا

ينبغي تزويد موظف المؤتمرات، سلفا، بما لا يقل عن 30 نسخة من نصوص الكلمات المعدة للإلقاء في الجلسات العامة وجلسات اللجان الرئيسية، لتمكين الأمانة العامة من توفير أحسن خدمة ممكنة. وفي حالة عدم تحقيق ذلك، يفضل أن تقوم الوفود، بتقديم 6 نسخ من هذه البيانات من أجل المترجمين الشفويين ومدوني المحاضر قبل أن يبدأ المتكلم في إلقاء بيانه. وإذا أرادت الوفود أن يتم توزيع نصوص الكلمات على الوفود والوكالات المتخصصة والمراقبين والمترجمين الشفويين ومدوني المحاضر والموظفين الصحفيين، فيلزم توفير 300 نسخة.

ولأغراض التوزيع في قاعة الجمعية العامة، ينبغي تسليم النصوص إلى قلم الوثائق الموجود في الجانب الأيسر من القاعة.

توزيع الرسائل والمواد

توزيع الرسائل والمواد من أي وفد في قاعة الجمعية العامة يقتضي اتصال الوفد سلفا بشعبة شؤون الجمعية العامة والمجلس الاقتصادي والاجتماعي (الفرع الهاتفي 32332، في الغرفة 2925S-؛ أو الفرع الهاتفي )37787 لإجازة ذلك. ويجب أن يتم التوزيع بواسطة الوفد المعني قبل بدء الجلسات.

التسهيلات المتصلة بالوثائق

ترجمة الوثائق ونسخها

ينبغي للوفود التي ترغب في تقديم وثائق لكي تنظر فيها هيئة من هيئات الأمم المتحدة أن توافي بها الأمين العام أو أمين الهيئة المعنية. ولا يجوز أن يتسلم موظفو قسم مراقبة الوثائق مباشرة من الوفود أية وثائق تريد الوفود ترجمتها أو نسخها.

وفيما يلي فئات الوثائق :

توزيع الوثائق

تصدر يوميا قائمة بالوثائق التي توزع في المقر وهي متاحة على شبكة "إنترنت". أما الوثائق التي توزع يوميا على الوفود وفقا للاحتياجات المبينة، فيمكن سحبها من حيز صرف الوثائق للوفود الواقع عند مدخل ممر الخدمات المؤدي إلى مجمع المرج الشمالي وذلك من الساعة 30 / 7 إلى الساعة 30 / 9 من أيام الأسبوع.

أما مركز توزيع الوثائق المخصص للوفود الواقع في الطابق السفلي الأول من مبنى الأمانة العامة (الغرفة S-B1-060، الفرع الهاتفي 37373) فيكون مفتوحا لتلقي طلبات النسخ الإضافية خلال ساعات العمل، من يوم الإثنين إلى يوم الجمعة، وكذلك بعد ساعات العمل أو في يومي العطلة الأسبوعية، أثناء الساعات التي يكون مقررا فيها عقد اجتماع رسمي.

وفي قاعات الاجتماع مكان مخصص لصرف الوثائق يتاح فيه عدد محدود من نسخ الوثائق التي تحوي مشروع مقترحات باتخاذ اجراءات خلال الجلسات المعقودة.

ويمكن توجيه الطلبات الخاصة من أجل ترتيبات التوزيع إلى رئيس قسم التوزيع (Chief of the Distribution Section) إما كتابة أو هاتفيا (الغرفة NL-314، الفرعان الهاتفيان 37345 و 38062).

ويرتب أمر التوزيع الآلي للوثائق بالاتصال بالفرع الهاتفي 37344؛ كما تُطلب نسخ إضافية منها شخصيا من الغرفة S-B1-060 أو بالاتصال بالفرع الهاتفي 37373.

ولا توزع خلال الجلسات إلا وثائق الأمم المتحدة.

ويشمل نظام الأمم المتحدة للأقراص الضوئية (ODS) نسخا إلكترونية بجميع اللغات الرسمية لكل الوثائق الصادرة في نيويورك وجنيف وفيينا. ويمكن الدخول إليه مجانا لجميع البعثات الدائمة لدى الأمم المتحدة وللمكاتب الحكومية الأخرى. والوثائق المخزنة في النظام المذكور مفهرسة حسب هيكل نظام الأمم المتحدة للمعلومات الببليوغرافية ويمكن البحث فيها واسترجاعها للاطلاع والطبع والتحميل.

ويمكن الحصول على معلومات عن نظام الأقراص الضوئية بالاتصال بالفروع الهاتفية: 36586 أو 36587 أو 33861

التسجيلات الصوتية

تحتفظ وحدة هندسة الإذاعة والاجتماعات بمجموعة التسجيلات الصوتية الكاملة لمداولات جميع الجلسات العامة وجلسات اللجان الرئيسية بأنواعها المختلفة

ويمكن شراء نسخ من التسجيلات الصوتية. وهي تطلب من الوحدة الفرعية للمحفوظات الصوتية (الغرفة GA-013C، الفرع الهاتفي 37658 أو 30673).

تنظيم المحفوظات والسجلات

يقوم قسم تنظيم المحفوظات والسجلات، التابع لرئيس دائرة الأنشطة التجارية، بوضع السياسات والمبادئ التوجيهية الخاصة بصيانة سجلات الأمانة العامة، بما فيها الوسائط الإلكترونية، والاحتفاظ بها؛ ويعمل على تحسين عملية حفظ السجلات بالأمم المتحدة، بما في ذلك الاستخدام الفعال لتكنولوجيا المعلومات؛ ويشجع ويدعم استخدام محفوظات الأمم المتحدة في إعداد البحوث مع مراعاة اعتبارات الأمن والترخيص بالاطلاع؛ ويشارك في التخطيط الاستراتيجي للمعلومات على نطاق المنظمة. وينقسم القسم إلى وحدتين:

1 - مركز المحفوظات والسجلات (الغرفة PK-1200، الفرعان الهاتفيان 38681 و 38682) وهو يقع في 345 Park Avenue South بين الشارع 25 والشارع 26، ويوفر حيز تخزين وخدمات استرجاع لمحفوظات الأمم المتحدة وسجلاتها، ولمحفوظات منظمة الأمم المتحدة للطفولة (اليونيسيف) وصندوق الأمم المتحدة للسكان. ويقوم مركز المحفوظات والسجلات بوضع جداول للاحتفاظ وسجلات للنقل من مكاتب الأمانة العامة؛ ويحتفظ بالسجلات في مركز السجلات والمخزن التجاري ويضع ترتيبات التصرف فيها؛ ويقوم بتجهيز سجلات المحفوظات لأغراض الكفاءة والاسترجاع؛ ويشجع ويدعم استخدامها لأغراض البحث داخليا وخارجيا؛ وينظم الاطلاع كما ينظم مراجعة المحفوظات المحكومة لأغراض الأمن لرفع السرية عنها.

2 - وحدة نظم المعلومات المتعلقة بالسجلات (الغرفة DC1-1170، الهاتف الفرعي 34226) وهي تدعم البنية الأساسية التقنية داخل القسم؛ وتتولى تنفيذ التطبيقات البرنامجية المتعلقة بحفظ السجلات في مكاتب الأمانة العامة بالأمم المتحدة؛ وتقوم بإجراء البحوث وأعمال التطوير المتعلقة بالتطبيقات التكنولوجية ذات الصلة بتنظيم المحفوظات والسجلات، بما في ذلك التحويل الرقمي والتصوير؛ كما تقوم بوضع السياسات والمبادئ التوجيهية المتعلقة بالمحافظة على السجلات الإلكترونية والاطلاع عليها.

[العودة الى صفحة المحتويات]

[العودة الى صفحة الجمعية العامة]

[العودة الى صفحة الإستقبال]