اللائحة الداخلية
(أقرتها الدورة العادية التاسعة والأربعين للمجلس، المعقودة في 30 حزيران/يونيه - 1 تموز/يوليه 2005)
(وعدلته الدورة الاستثنائية الخامسة والثلاثين، في 7 كانون الأول/ديسمبر 2005)
(ثم عدلته الدورة الاستثنائية السابعة والثلاثين، في 5 كانون الأول/ديسمبر 2007)
بيانات المحتويات
- 3أولاً - الخلفية
- 3ثانياً - الدورات
- 4ثالثاً- الاستقلال والأخلاق
- 5رابعاً- تمثيل المجلس
- 6خامساً- توزيع مهام المراجعة
- 6سادساً- لجنة عمليات المراجعة
- 7سابعاً- القيام بمراجعة الحسابات
- 7ثامناً- التقارير
- 9تاسعاً- ضمان الجودة
- 9عاشراً- الأمين التنفيذي
- 11حادي عشر- السجلات، وقاعدة البيانات، وأوراق العمل
- 12ثاني عشر- الاتصال بوسائل الإعلام
- 12ثالث عشر- مسائل أخرى
أولاً - الخلفية
1. تكمل اللائحة الداخلية لمجلس مراجعي الحسابات المادة السابعة وملحق النظامين الأساسي والإداري الماليين للأمم المتحدة ، اللذان يحددان الاختصاصات التي تحكم مراجعة حسابات الأمم المتحدة.
إلى أعلى الصفحةثانياً - الدورات
2. يعقد مجلس مراجعي حسابات الأمم المتحدة، الذي سيشار إليه فيما بعد بالمجلس، اجتماعاً سنوياً في شهر حزيران/يونيه أو تموز/يوليه عادةً، في مقر الأمم المتحدة في الأيام التي يتفق عليها المجلس.
3. يجوز للمجلس أن يجتمع بطريقة مماثلة في أوقاتٍ وأماكن أخرى حسبما قد تستدعي الضرورة لقيامه بأداء واجباته أو بناء على طلب أي عضو من أعضاء المجلس وبموافقة المجلس.
4. يشكل أي عضوين تعينهما الجمعية العامة في المجلس النصاب القانوني لانعقاده، ولكن أي عضو لن يكون ملزماً بأي قرار من قرارات السياسات يتخذ في غيابه ما لم يكن قد حصل على بلاغ معقول بتاريخ الاجتماع والمسائل التي ستنظر فيه. ويجوز للعضو الذي لا يستطيع حضور اجتماع من اجتماعات المجلس أن يعلن وجهة نظره بشأن المسائل التي سينظر فيها كتابة أو عن طريق ممثله أو بمكالمة هاتفية أو بالاتصال عن طريق الفيديو. ويجوز للعضو أيضاً أن يطلب الإدلاء بوجهة نظره في اجتماعٍ تال.
5. يمثَّل العضو في غيابه في جلسةٍ ما من جلسات المجلس بواسطة مسؤول يعين لهذا الغرض بخلاف مديره للمراجعة الخارجية، وسيوضع هذا الممثل في الاعتبار عند الاتفاق على وجود النصاب القانوني. وسيتم تعيين هذا الممثل بالكتابة إلى الأمين التنفيذ للمجلس. وسيلقي هذا الاختيار على المسؤول المختار جميع السلطات والواجبات الملقاة على عاتق العضو الذي قام بالاختيار، باستثناء ما قد يحتفظ به صراحة لنفسه.
6. وتقوم رئاسة المجلس ورئاسة لجنة عمليات المراجعة على أساس مبدأ الاقتسام العادل للرئاسة، بالتناوب كل سنتين.
7. يتولى الرئاسة في أول كانون الثاني/يناير كل سنتين العضو التالي في الأسبقية للعضو الذي تنتهي فترة رئاسته في 31 كانون الأول/ديسمبر من السنة السابقة.
8. إذا قرر العضو المعين رئيساً بموجب أحكام الفقرة 6 أعلاه يتولى الرئاسة، فعلى أحد العضوين الآخرين، ابتداء بمن له الأسبقية عن الآخر، تولي الرئاسة للفترة الكاملة أو الفترة المتبقية – حسب الحالة – المشار إليها في الفقرة 6 أعلاه.
9. إذا خلت الرئاسة بسبب انتهاء عضوية الرئيس في المجلس أو في لجنة عمليات المراجعة، يتولى خلفه الرئاسة للفترة الكاملة أو الفترة المتبقية – بحسب الحالة – المشار إليها في الفقرة 6 أعلاه.
10. إذا عجز رئيس المجلس عن العمل بصورةٍ مؤقتة لأي سببٍ من الأسباب، يتولى مهام الرئاسة العضو الذي أمضى أطول مدة في عضوية المجلس، للفترة التي يعجز فيها الرئيس عن العمل.
11. ويتولى الرئيس:
(أ) عقد الدورات كما جاء في الفقرتين 1 و2 أعلاه؛
(ب) إعداد جدول الأعمال المؤقت للاجتماعات، بمساعدة الأمين التنفيذي، بناء على مشورة لجنة عملية المراجعة؛
(ج) إدارة جلسات الدورة؛
(د) يدلي بصوته باعتباره عضواً فقط؛
(هـ) القيام بمراسلات نيابةً عن المجلس بحسب الحاجة.
إلى أعلى الصفحةثالثاً- الاستقلال والأخلاق
12. أعضاء المجلس، وأعضاء لجنة عمليات المراجعة، والمراجعين، مستقلون عن إدارة الأمم المتحدة وصناديقها وبرامجها. وليس لهم أن يطلبوا أو يتلقوا تعليمات من أحدى الدول الأعضاء وعلى كل عضو من أعضاء المجلس أن يضمن أن يُنظر إلى مراجعيه على أنهم مستقلون تماماً وأنهم يسعون إلى أن يكونوا موضوعيين في معالجتهم لمسائل مراجعة الحسابات وأنهم متحررون من المصالح الشخصية ومن أي ضغوط خارجية، وأنهم يقيمون استنتاجاتهم على أدلة المراجعة وحدها التي يحصلون عليها طبقاً للمعايير ذات الصلة.
13. يتعارض منصب عضو المجلس، أو مدير المراجعة الخارجية، أو المراجعين في المجلس مع أي وظيفة أو مهام أو ولاية أو مشاركة في أي جهاز من أجهزة الأمم المتحدة أو صناديقها أو برامجها، أو الكيانات الأخرى التي يراجع المجلس حساباتها. ولا يشارك موظفو الأمم المتحدة في القرارات المتعلقة بمضمون المراجعات الحسابية، ومسودات خطابات وتقارير الإدارة.
14. على كل عضو في المجلس أن يتأكد من أن سلوك مراجعيه تتفق مع مدونة الأخلاق والمبادئ في المنظمة الدولية للمؤسسات العليا لمراجعة الحسابات، ومدونة الأخلاق في الاتحاد الدولي للمحاسبين، وغيرهما من المعايير المهنية المقبولة بشكلٍ عام.
15. على كل عضو في المجلس أو مدير المراجعة الخارجية أو المراجعين أن يبلغوا المجلس بأي علاقة وثيقة مع الأمم المتحدة أو صناديقها وبرامجها والكيانات الأخرى التي يقوم بمراجعة حساباتها هو أو مديريه أو الموظفين أو المسؤولين.
16. على عضو المجلس، أو مدير المراجعة الخارجية أو المراجعين أن يتجنب إبلاغ مواقفه الشخصية إلى الأطراف الأخرى بشأن مسائل مثل تلك التي ستنظر في لجنة عمليات المراجعة أو في المجلس، أو تلك التي تكون موضع النظر بالفعل في أحدهما.
17. لا يجوز لمدير المراجعة الخارجية أو أي مراجع أن يلتقي بصفته الرسمية مع ممثلي الدول الأعضاء والأطراف الأخرى بشأن عمل المجلس أو ما يتعلق بعمله سواء بصورة مباشرة أو غير مباشرة، دون إبلاغ لجنة عمليات المراجعة والحصول على موافقتها بشأن أي موقف فعلي سوف يتخذ.
18. مداولات ومحاضر المجلس ولجنة عمليات المراجعة، سرية.
19. ترفع لجنة عمليات المراجعة تقاريرها مرة في كل سنة إلى المجلس عن تنفيذ هذا الجزء الخاص بالاستقلال والأخلاق.
إلى أعلى الصفحةرابعاً- تمثيل المجلس
20. كقاعدة عامة، يكون رئيس المجلس هو ممثل المجلس أو لجنة المراجعة، ولكن إذا تعذر عليه لأي سبب من الأسباب أن يقوم بذلك في أي مؤتمر أو اجتماع، يتولى ذلك أحد العضوين الآخرين ابتداء بمن له الأسبقية على الآخر. ولا يجوز تفسير هذه القاعدة التنظيمية على أنها تحد من حق أي عضو في حضور أي من هذه المؤتمرات أو الاجتماعات. وعلى الرئيس والأمين التنفيذي أن يبلغوا جميع أعضاء المجلس وأعضاء لجنة عمليات المراجعة بأي من هذه المؤتمرات أو الاجتماعات.
21. المجلس ليس ملتزماً بأي إعراب عن رأي شخصي أو تعهد يتطوع به أحد ممثلي أعضائها.
22. يمثل المجلس أو لجنة عمليات المراجعة عادة برئيس المجلس في اللجنة الخامسة في الجمعية العامة أو الاجتماعات المماثلة للأجهزة الرياسية أو الأجهزة الفرعية. ويساعد رئيس المجلس في رده على الأسئلة الفنية، رئيس لجنة عمليات المراجعة و/أو مدير المراجعة الخارجية الذي يمثل كبير المراجعين. وإذا تعذر على رئيس المجلس والعضوين الآخرين في المجلس حضور أي اجتماع، يمثل المجلس بمعرفة رئيس لجنة عمليات المراجعة و/أو مدير المراجعة الخارجية الذي يمثل كبير المراجعين.
23. عندما يمثل المجلس في أحدى اللجان أو أي جهاز آخر، على الممثل أن يضع على الفور تقريراً كتابياً لأي عضو لم يحضر.
24. على الرئيس والأمين التنفيذي أن يسارعا بإبلاغ كل عضو في المجلس وفي لجنة عمليات المراجعة بنسخ أو مواجيز لجميع المراسلات المهمة التي أصدراها أو تلقيانها.
إلى أعلى الصفحةخامساً- توزيع مهام المراجعة
25. يقوم المجلس باستمرار بتقدير ما إذا كان تطور مؤسسات الأمم المتحدة يستدعي تغييراً في ترتيبات وتوزيع مهام المراجعة. وفي حالة حدوث تغييرات جذرية في المجال أو الهيكل، يعاد النظر في ترتيبات المراجعة ويجري تحديثها إذا استدعى الأمر، بناء على مشورة لجنة عمليات المراجعة.
26. يقوم المجلس سنوياً، أو كلما دعت الضرورة، بتحديد من سيقوم بكل عملية من عمليات المراجعة، بناء على مشورة لجنة عمليات المراجعة. ويتم إبلاغ هذا التوزيع حينئذ، وطبقاً للائحة المالية للأمم المتحدة، إلى لجنة شؤون الإدارة والميزانية للحصول على موافقتها، أو إلى الجهاز المعني عندما لا يكون الموضوع متعلقاً بلجنة شؤون الإدارة والميزانية أثناء أداء عملية المراجعة التي خصصها المجلس لأحد الأعضاء، ولا يجوز النظر إلى أي تعهد أو توصية أو توجيه يعطى لإدارة منظمة يراجع المجلس حساباتها، على أنه صادر من المجلس، ما لم يدرج هذا التعهد أو التوصية أو التوجيه في رسالةٍ من الإدارة بعد أن تعرض على لجنة عمليات المراجعة أو أن يدرج في تقرير للمجلس يرفعه إلى الجمعية العامة أو إلى أي جهاز آخر يكون مناسباً.
27. During the performance of an audit allocated by the Board to a member, no undertaking, recommendation, or direction given to the Administration of any organization audited by the Board should be deemed to be that of the Board unless it is contained in a management letter duly considered by the Audit Operations Committee, or included in a Board’s report to the General Assembly or other appropriate body.
28. في حالة اشتراك عضوين فقط في أداء مهمة واختلافهما حولها، فإن هذه الظروف وآراء كل منهما ترفع معاٍ إلى العضو الثالث. ولا يجوز اتخاذ أي إجراء جديد إلا بعد أن يبدي العضو الثالث وجهة نظره.
إلى أعلى الصفحةسادساً- لجنة عمليات المراجعة
29. يقوم مدير المراجعة الخارجية المسؤول عن المراجعة بتوزيع مشروع كل خطاب من خطابات الإدارة أو تقاريرها على العضوين الآخرين. وفي حالة عدم التعليق على الرسالة أو التقرير خلال خمسة أيام عمل، يكون ذلك موافقة ضمنية على مشروع. ولمدير المراجعة الخارجية أن يطلب تأجيل أو عقد اجتماع للجنة عمليات المراجعة لمزيد من دراسة المشروع. وعلى مديري المراجعة الخارجية أن يوزعوا مشروعات رسائل الإدارة في أوقاتٍ مناسبة ليتيحوا فرصة معقولة للمديرين الآخرين للنظر في هذه المشروعات خلال فترة 5 أيام عمل.
30. كقاعدة عامة، يتم النظر في كل مشروع تقرير في اجتماع رسمي للجنة.
31. تتوصل لجنة عمليات المراجعة إلى اتفاقها بتوافق الآراء، أو تتخذ قرارات بأغلبية صوتين من ثلاثة لمديري المراجعة الخارجية. ولا يشارك الأمين التنفيذي في عملية التصويت.
32. يجوز لعضو المجلس أن يعين ممثلاً مؤقتاً له كتابةً، في لجنة عمليات المراجعة، في حالات استثنائية عندما لا يكون مدير المراجعة الخارجية متاحاً لظروفٍ خارجة عن إرادته. وللممثل المؤقت نفس سلطات مدير المراجعة الخارجية الذي يمثله. وعلى أعضاء لجنة المراجعة الخارجية كأفراد، وعلى لجنة المراجعة الخارجية كمجموعة، أن يخططوا لعمل اللجنة بطريقةٍ تحد من الحاجة لمثل هذه التعيينات المؤقتة.
إلى أعلى الصفحةسابعاً- القيام بمراجعة الحسابات
33. على كل عضو في المجلس أن يتأكد من المعرفة التامة للمراجعين وخبرتهم في مراجعة وفحص عمليات القطاع العام وفقاً للمعايير العامة لمراجعة الحسابات في فريق مراجعي الحسابات الخارجيين في الأمم المتحدة، والوكالات المتخصصة، والوكالة الدولية للطاقة الذرية، والمعايير الدولية لمراجعة الحسابات، والمهام الموكلة إليهم، والمعرفة العملية الجيدة بلغةٍ واحدة على الأقل من لغات العمل الرسمية في الأمم المتحدة. وبهذه الطريقة، يتوافر لدى كل مراجع التكليفات والمؤهلات اللازمة داخل بلده للقيام بمهمة المراجعة الخارجية للقطاع العام أو الخاص وفقاً للمعايير السابق ذكرها.
34. لكل عضو من أعضاء المجلس حرية تقرير مجال قيامه بالمراجعة والطرق والموارد اللازمة لذلك، وفقاً للإطار، والميزانية، وخطة المراجعة الإستراتيجية ودليل المراجعة في المجلس. وينبغي أن يكون الهدف هو الحصول على الضمانات الضرورية بأكثر الطرق كفاءةً، بما يتمشى مع المعايير والمبادئ التوجيهية للمراجعة القابلة للتطبيق.
35. يتخذ المجلس قراراته فيما يتعلق بطلبات الأجهزة الرياسية، واللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية، والحكومة للقيام بأعمال مراجعة معينة أو إضافية، بما يتمشى مع التدابير المعينة التي اتخذها المجلس في دورته التي عقدت في حزيران/يونيه 2004 بشأن هذه المسألة.
36. لا يجوز لأعضاء المجلس تقديم خدمات بخلاف خدمات المراجعة إلى الأمم المتحدة، إلا إذا قرر المجلس ذلك رسمياً.
إلى أعلى الصفحةثامناً- التقارير
37. بالإضافة إلى استنتاجات المراجعة المتمثلة في رسائل الإدارة التي يصدرها مديرو المراجعة الخارجية إلى الأمين العام أو إلى الرؤساء التنفيذيين المناسبين، يصدر المجلس تقارير منفصلة ويرسلها إلى الجمعية العامة أو إلى الأجهزة الرئاسية المعنية، طبقاً للمادتين 7-11 و7-12 من اللائحة المالية:
المادة 7-12: يرفع تقرير مجلس مراجعي الحسابات إلى الجمعية العامة عن طريق اللجنة الاستشارية، مع البيانات المالية المراجعة، وفقا لأي توجيهات من جانب الجمعية. وتتولى اللجنة الاستشارية فحص البيانات المالية ومراجعة التقارير، ورفعها إلى الجمعية العامة مع التعليقات التي تراها ضرورية.
38. تعد تقارير المجلس إلى الجمعية العامة في شكل مشاريع تقارير بمعرفة لجنة عمليات المراجعة، لكي يراجعها المجلس ويوافق عليها في دوراته السابقة على إحالة التقارير إلى اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية. كما تعد تقارير المجلس إلى الأجهزة الأخرى في شكل مشاريع قرارات بمعرفة لجنة عمليات المراجعة لكي يراجعها المجلس ويوافق عليها في دوراته. وبالإضافة إلى ذلك، فإن كل مدير من مديري المراجعة الخارجية مسؤول عن ضمان أن تكون رسائل الإدارة ومشروعات التقارير المقدمة إلى لجنة عمليات المراجعة ذات جودةٍ عالية، وبنفس المستوى الذي يبلغ به نتائج المراجعة هذه – بمجرد إقراراها – إلى الجهات التي تمت مراجعتها.
39. بمجرد موافقة المجلس على التقارير، يتولى الأمين التنفيذ توزيع نسخ من التقارير على الموظفين المعنيين وعلى لجان أو أجهزة الأمم المتحدة.
40. تعد تقارير المجلس باللغة الانكليزية. وتترجم إلى لغة العمل الأخرى في الأمم المتحدة (الفرنسية) طبقاً للقرار 2 (1) الصادر في 1 شباط/فبراير 1946، ويجوز للأمم المتحدة أن تترجمها إلى اللغات الأخرى، طبقاً للترتيبات المعمول بها في الأمم المتحدة.
41. باستثناء الموافقة بالإجماع، لا يجوز النظر في مشروع الوثيقة التي سيوقعها المجلس إلا بعد أن يتاح للأعضاء خمسة أيام عمل لدراستها. وبعد توقيع أعضاء المجلس على التقرير، لا يجوز إدخال أي تعديلات على النص دون موافقة المجلس عدا تصحيح الأخطاء المطبعية أو الأخطاء الأخرى الواضحة.
42. يتم تعيين رئيس المجلس والعضو الذي يعتبر كبير المراجعين بهاتين الصفتين في الصفحات التي يوقعها أعضاء المجلس.
43. في حالة التوقيع على رأي المراجعين أو تقرير المجلس بأقل من ثلاثة أعضاء، يرفق للرأي أو التقرير شهادة من العضو أو الأعضاء الآخرين في المجلس تفيد بأن برنامج المراجعة ذات الصلة قد ووفق عليها من جانب المجلس وأن جميع التعليمات الخاصة التي أعطاها المجلس قد نفذت.
44. في حالة اعتراض أحد الأعضاء على قرار أو استنتاج توصلت إليه أغلبية المجلس، فإن عليه:
(أ) أن يطلب تسجيل اعتراضه رسمياً في محاضر المجلس، أو
(ب) يطلب إضافة إلى ذلك، تسجيل أسباب اعتراضه في محاضر المجلس، أو
(ج) يسجل في التقرير، مع إعطاء بيان أو أسباب أو بدونهما، أن شهادته ينبغي أن تعتبر تحفظاً فيما يتعلق بالمسألة المعينة التي اعترض عليها؛
وبغض النظر عن الطريقة التي يختارها لتسجيل اعتراضه، فإن على العضوين الآخرين أن يتصرفا بحيث تطرح جميع وجهات النظر بإنصاف في حالة إثارة أي أسئلة حول هذه المسألة. .
إلى أعلى الصفحةتاسعاً- ضمان الجودة
45. كل عضو من أعضاء المجلس مسؤول عن ضمان أن تكون مراجعة الحسابات التي أسندت إليه تتفق والمعايير المطبقة وتؤدى بطريقة اقتصادية وكفؤة وفعالة، وأن المعايير المهنية والأخلاقية مطبقة من أجل ذلك في عمليات المراجعة من خلال البرامج أو الأنظمة الداخلية لضمان الجودة.
46. ويفعل أعضاء المجلس ذلك بالتزامهم بما يلي:
(أ) المعايير العامة لمراجعة الحسابات في فريق مراجعي الحسابات الخارجيين في الأمم المتحدة والوكالات المتخصصة والوكالة الدولية للطاقة الذرية، والتي قد تستكمل بالمبادئ التوجيهية ودليل المراجعة لدى المجلس نفسه؛
(ب) المعايير الدولية لمراجعة الحسابات التي أصدرها الاتحاد الدولي للمحاسبين؛
(ج) مبادئ أفضل ترتيبات المراجعة في المؤسسات الدولية ومعايير المراجعة في المنظمة الدولية للمؤسسات العليا لمراجعة الحسابات؛
(د) معايير المراجعة الدولية الأخرى المقبولة بشكلٍ عام.
إلى أعلى الصفحةعاشراً- الأمين التنفيذي
47. يقوم الأمين التنفيذي بإدارة عمل أمانة مجلس مراجعي الحسابات في الأمم المتحدة (وفريق المراجعين الخارجيين لحسابات الأمم المتحدة والوكالات المتخصصة والوكالة الدولية للطاقة الذرية).
48. قبل تعيين الأمين التنفيذي وأي موظف في الأمانة، تتشاور الإدارة مع مجلس مراجعي الحسابات حول عملية التعيين، والنشر، وشروط المنصب الذي سيتم الإعلان عنه. ويقوم المجلس بالنظر في هذه المسألة، ويعد قائمة قصيرة للمرشحين، ويجري مقابلات مع المرشحين، قبل تقديم قائمة بأربعة مرشحين إلى الإدارة لتختار من بينهم.
49. وبالنسبة لمسائل المراجعة، يعطي الأمين التنفيذي مشورته لمجلس مراجعي الحسابات ولجنة عمليات المراجعة في سير وتنفيذ قياسات وترتيبات المراجعة، والمسائل الإدارية والممارسات والترتيبات المالية في الأمم المتحدة، وعن المناقشات والقرارات السابقة مكتب خدمات المراقبة الداخلية وغير ذلك من خدمات المراجعة الداخلية.
50. وفيما يتعلق بجمع المعلومات، يقوم الأمين التنفيذي بإعداد تقارير معلومات دورية لأعضاء المجلس بشأن التغييرات الرئيسية في الإدارة، وقرارات السياسات المتعلقة بالمراجعة، إلخ .. التي تتخذها الإدارة والسلطات التشريعية. ويقيم الأمين التنفيذي علاقات وثيقة بأمانة اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية، واللجنة الخامسة، ووحدة التفتيش المشتركة، ومكتب خدمات المراقبة الداخلية ليتأكد من حجم العمل – إن وجد – الذي تم بشأن بنود أو مجالات تهم المجلس، ولتيسير ترتيب الاجتماعات، ويقوم بالمهام التي يوكلها إليه أعضاء المجلس أو لجنة عمليات المراجعة.
51. وفيما يتعلق باجتماعات المجلس ولجنة عمليات المراجعة، يقوم الأمين التنفيذ بما يلي:
(أ) يخطط وينظم العمل ويساعد في عمل الاستعدادات للدورات بما في ذلك إعداد جدول الأعمال والوثائق ذات الصلة للمناقشات، وتوجيه أنظار الرئيس والأعضاء إلى القرارات والمناقشات في مجال السياسات، إلخ .. الصادرة عن الأجهزة التشريعية الحكومية الدولية التي قد يكون لها صلة بعمل المجلس والفريق؛
(ب) يساعد في إبلاغ الأسئلة إلى مكاتب الأمم المتحدة، وفي تحرير تقارير المجلس ومذكراته بصورةٍ رسمية، وفي توزيع أسئلة المجلس على مكاتب الأمم المتحدة وتلقي ردودها؛
(ج) يقوم بالإبلاغ عن حضور المشاركين في اجتماعات المجلس والفريق بحسب الحاجة، وينسق عملية الحضور؛
(د) باعتباره موظفاً في الأمم المتحدة، لا يجوز للأمين التنفيذي – أثناء إعداده للمحاضر الموجزة للاجتماعات – المشاركة في قرارات المجلس ولجنة عمليات المراجعة المتعلقة بمحتويات مسودة خطابات الإدارة ومشاريع التقارير.
52. يتخذ الأمين التنفيذي الترتيبات المناسبة لضمان السرية التامة لمداولات ومحاضر المجلس ولجنة عمليات المراجعة، والتي لا يجوز الرجوع إليها إلا لأعضاء المجلس أو اللجنة أو المراجعين الذين يعينونهم لذلك.
53. فيما يتعلق بالمسؤوليات الإدارية، يقوم الأمين التنفيذي بما يلي: (أ) مساعدة رئيس المجلس ورئيس لجنة عمليات المراجعة؛ (ب) يحتفظ بقاعدة معلومات عن رسائل إدارة المجلس وتقاريره، وسجل دائم لمناقشات وقرارات ومقررات الجمعية العامة التي لها تأثيرها على مراجعة الحسابات، ويبلغ أعضاء المجلس بذلك؛ (ج) يحتفظ بسجل شامل ومتواصل للوثائق البرلمانية وغيرها (ومن بينها رسائل الإدارة، والنظامان الإداري والأساسي الماليان، إلخ ...) لاستخدام المجلس وموظفيه، وكذلك سجلات تتعلق بأنشطة الدورات العادية والاستثنائية للمجلس والفريق؛ (د) إعداد مقترحات الميزانية البرنامجية لفترة السنتين للمكتب ولمجلس مراجعي الحسابات، لكي توافق عليها لجنة عمليات المراجعة والمجلس، ويرصد المصروفات ويصدق على الحسابات في علاقتها بالمكتب؛ (هـ) يدير أداء موظفي المكتب ويوجههم ويشرف عليهم، كما يتكفل بالبرمجة الفعالة لتسليم عمل المكتب في حينه.
إلى أعلى الصفحةحادي عشر- السجلات، وقاعدة البيانات، وأوراق العمل
54. جميع سجلات المجلس غير الموجودة ضمن الوثائق الرسمية للأمم المتحدة، مثل محاضر اجتماعات المجلس، واللائحة الداخلية وما أشبه، تعتبر جزءاً من السجلات الرسمية الدائمة للمجلس تحت وصاية أمانته. والمراسلات العامة والمذكرات الصادرة رسمياً عن أعضاء المجلس، وأعضاء لجنة عمليات المراجعة والأمين التنفيذي للمجلس، يمكن التخلص منها بعد انقضاء أربع سنوات ولا يجوز إطلاع الأطراف الخارجية عليها إلا إذا وافق المجلس أو لجنة عمليات المراجعة على ذلك.
55. التقارير وأوراق عمل مراجعة الحسابات أياً كانت طبيعتها مما يتصل بهذه التقارير أو بأنشطة المجلس، هي ملك للمجلس، ويتم الاحتفاظ بها في الأماكن التي يشير بها المجلس وبالطريقة التي يختارها. وإلى أن يتم اتخاذ إجراء نهائي من جانب السلطة المختصة فيما يتعلق بتقرير المجلس، فإن كل شخص وقع على تقرير المجلس، أو من خلفه، له الحق في الحصول على جميع الأوراق والوثائق، بما في ذلك بشكلها الالكتروني، مما له علاقة بالتقرير، بغض النظر عما إذا كان هذا الشخص لم يعد عضواً في المجلس، أو بعد فترة مماثلة فيما يتعلق بالتقارير المرفوعة إلى أجهزة رئاسية أو أطراف أخرى.
56. يحتفظ المجلس بقاعدة لبيانات بخطابات الإدارة والتقارير، والردود والوثائق ذات الصلة، لتستخدمها أفرقة المراجعة. والأمين التنفيذي هو المسؤول عن الاحتفاظ بسريتها، كما يقرر المجلس ولجنة عمليات المراجعة.
57. أوراق عمل المراجعة، مثل الجداول، والتحليل، والمذكرات، إلخ .. التي يعدها مراجعو الحسابات في سياق فحصهم للحسابات والسجلات التي تستخدم كأساس للتقارير عن البيانات المالية للمنظمة، يتم التخلص منها بعد انقضاء أربع سنوات على موافقة الجمعية العامة على البيانات المالية المعنية وتقرير مجلس مراجعي الحسابات عنها، أو بعد انقضاء فترة مماثلة بالنسبة للتقارير المقدمة إلى أجهزةٍ أخرى، ما لم يقرر المجلس أو لجنة عمليات المراجعة فترة أطول.
58. المجلس هو الذي يقرر حصول الأطراف الأخرى على أوراق العمل، مثل المؤسسات القضائية أو البرلمانية في الدول الأعضاء، وأجهزة التفتيش أو التحقيق أو المراجعة الداخلية في الأمم المتحدة، على أساس موقف فريق مراجعي الحسابات الخارجيين بشأن هذه المسألة وإجراءات المجلس نفسه.
إلى أعلى الصفحةثاني عشر- الاتصال بوسائل الإعلام
59. لأي عضو في المجلس أن يطلب من الرئيس إصدار بيان صحفي عندما يتضح أن هناك ضرورة لذلك.
60. عند تلقي الرئيس لطلب إصدار بيان صحفي، يتشاور الرئيس مع عضو المجلس الآخر عن الحاجة إلى مثل هذا البيان. ويتم الاتفاق بتوافق الآراء فيما بين أعضاء المجلس. ثم يتشاور الرئيس مع الأعضاء الآخرين حول النص المقترح للبيان الصحفي ولهجته، ويصدر البيان بصفته رئيساً للمجلس.
61. توجه جميع أسئلة ووسائل الإعلام إلى الأمين التنفيذي، الذي يتكفل بأن تقدم مثل هذه الأسئلة كتابةً. ويقترح نص الإجابة على رئيس لجنة عمليات المراجعة، الذي يوافق عليها كتابةً بعد التشاور مع المديرين الآخرين للمراجعة الخارجية. ولا يجوز إفشاء محتويات تقارير المراجعة لوسائل الإعلام، ما لم يكن أعضاء المجلس قد وقعوا على هذه التقارير، وأبلغت إلى الأجهزة الرئاسية ذات الصلة وجرت بشأنها مداولات في هذه الأجهزة.
62. يحتفظ الأمين التنفيذي بملف لجميع أسئلة وسائل الإعلام وردوده عليها.
إلى أعلى الصفحةثالث عشر- مسائل أخرى
63. تتم الاتصالات داخل المجلس عن طريق البريد أو الفاكس أو بالبث الالكتروني..
64. في حالة تسليم حسابات مراجعة من عضو مجلس إلى عضو آخر أو إلى خلفه، وامتثالاً للمبادئ التوجيهية لفريق مراجعي الحسابات الخارجية، يعد سجل رسمي للتسليم، ويحتفظ به في ملف بمعرفة المراجع السابق وخلفه. ويدرج في هذا السجل بصفةٍ أساسية الوثائق المسلمة وأهم المعلومات التي قدمت شفوياً. 65 - عند تسليم المهام في منتصف العام في السنوات الزوجية من عضو المجلس الذي انتهت عضويته إلى العضو المنتخب حديثاً، يتلقى الأول 60% من الأتعاب السنوية الشخصية في ربعي السنة الأوليين، ويتلقى الثاني 40%.
65. عند تسليم المهام في منتصف العام في السنوات الزوجية من عضو المجلس الذي انتهت عضويته إلى العضو المنتخب حديثاً، يتلقى الأول 60% من الأتعاب السنوية الشخصية في ربعي السنة الأوليين، ويتلقى الثاني 40%.
66. اللائحة الداخلية الحالية موجودة على موقع المجلس على شبكة الويب بلغتي العمل في الأمم المتحدة.
67. أقر مجلس مراجعي الحسابات اللائحة الداخلية الحالية في 1 تموز/يوليه 2005.