الأمم المتحدةمرحباً بكم في الأمم المتحدة. إنها عالمكم

إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات

شعبة شؤون الجمعية العامة والمجلس الاقتصادي والاجتماعي

يمثل موظفو شعبة شؤون الجمعية العامة والمجلس الاقتصادي والاجتماعي البالغ عددهم نحو 44 موظفا والذين ينتمون إلى 25 جنسية ”مجموعة العقول المدبرة لإدارة المؤتمرات“ بالأمانة العامة، أي أنهم ذاكرتها المؤسسية بشأن النظم الداخلية وأفضل الممارسات المتبعة في الهيئات الحكومية الدولية التي تدعمها الشعبة. وهُم المستودع لجميع المعلومات المتعلقة بماضي وحاضر عمل هذه الهيئات التي يزودونها بخدمات إدارة المؤتمرات والخدمات الفنية، بدءا من الجمعية العامة إلى أكثر أفرقة الخبراء اتصافا بالسرية. وهُم يعملون كمرشدين يتعاملون بلطف ولكن بحزم قبل الاجتماعات وأثناءها وبعدها لضمان سير كل شيء بسلاسة واعتناء، سواء في التخطيط أو التنفيذ.

ويحتاج مصطلح ”خدمات السكرتارية التقنية والفنية“ أو ”خدمات إدارة المؤتمرات“ إلى بعض التوضيح، لأنه يقع في صميم مهام الشعبة. فكل هيئة حكومية دولية أو تشريعية تجتمع في الأمم المتحدة يُخصص لها موظف أقدم يمثل الأمين العام ويعمل، بوصفه موظف الشؤون السياسية، أمينا لتلك الهيئة. ويجلس رئيس تلك الهيئة في وسط المنصة ويجلس الأمين على يساره مباشرة. ومن المسؤوليات الرئيسية لأمين الهيئة الحكومية الدولية ضمان حصول الرئيس على فهم مستقر لسلطات وواجبات وحقوق ومسؤوليات منصبه، والمساعدة في مباشرتها بأقصى قدر من الفعالية والكفاءة، بما في ذلك الإدارة الكاملة لخدمات المؤتمرات المقدمة إلى دورة تلك الهيئة.

ويستعين الأمين في أداء عمله بفريق من الموظفين توكل إليه مسؤوليات محددة فيما يتعلق بالتحضير لعمل الهيئة الحكومية الدولية وسير ذلك العمل ومتابعته. وللفريق دور لا غنى عنه في إنجاح الاجتماع. وتشمل مسؤوليات الفريق ككل، الذي يطلق عليه في مجموعه ”أمانة إدارة المؤتمر“، ما يلي:

والشاغل الرئيسي والمسؤولية الكبرى لموظفي الشعبة، لدى قيامهم بمسؤولياتهم المتعلقة بإدارة المؤتمرات، هي معرفة ما يلزم أن يقوم به الوفود وغيرهم من المشاركين في الاجتماع لكي يباشروا عملهم على الوجه الصحيح ووفقا للقواعد والممارسات.

وعندما يقوم موظفو الشعبة بمسؤولياتهم التقنية والفنية، ينصب تركيزهم الأساسي على الدول الأعضاء في الهيئات الحكومية الدولية. ويمكن إيجاز هذه المهام فيما يلي:

والشعبة، باختصار، مسؤولة عن تهيئة السياق الذي سيدور فيه الاجتماع (أي ”كيف“ و ”متى“ و ”أين“ ستسير الأمور)، أو الإطار الذي ستلتئم فيه الدورة، وطريقة تسييرها يوما بيوم ولحظة بلحظة. واستنادا إلى معرفة مستفيضة بالإجراءات التداولية وإلى الخبرة المكتسبة من الممارسة السابقة، يقدم موظفو الشعبة مشورة متخصصة لجميع المعنيين، ولا سيما الرئيس، لضمان السير السلس لكل اجتماع ووصوله إلى خاتمة ناجحة.

وتتألف الشعبة من الأقسام التالية: