الأمم المتحدةمرحباً بكم في الأمم المتحدة. إنها عالمكم

إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات

دائرة التخطيط المركزي والتنسيق

يتلاقى المجالان الرئيسيان لعمل الإدارة فيما يخص إدارة المؤتمرات - الاجتماعات والوثائق - في دائرة التخطيط المركزي والتنسيق، التي تعمل في دورات متكررة. ويبدأ ذلك بالتوقعات، أي بالتحديد الدقيق لحجم العمل المُنتظر لكي يمكن تخطيط وتنسيق كل شيء على وجه سليم. فقبل عقد أي اجتماع ومعالجة أي وثيقة، لا بد من إجراء فحص مضن لجميع احتياجات خدمات المؤتمرات، على النحو المنصوص عليه في تشريعات الهيئات الحكومية الدولية، من الاجتماعات والوثائق على حد سواء. وتوزع تلك الاحتياجات، فور تحديدها، وفقا لإطار زمني والقدرة على تقديم الخدمات، لكفالة تلبية جميع الطلبات في أنسب وقت وبأقصى قدر من الكفاءة.

وبالإضافة إلى ذلك، نظرا للموارد المادية المحدودة، مثل قاعات المؤتمرات وغرف الاجتماعات والموظفين العاملين - ممن يقدمون خدمات إعداد الوثائق والترجمة الشفوية، لا بد من إيجاد توازن بين الاحتياجات والقدرات. فزيادة الضغط في قطاع الاجتماعات في وقت ما قد يؤدي، على سبيل المثال، إلى عبء عمل مفرط فيما يخص الوثائق. وتتكفل الدائرة بتلافي حدوث هذه الحالات. ولتطبيقات تكنولوجيا المعلومات المتطورة دور فعال في تخطيط وإدارة خدمات المؤتمرات.

وبعد أن تُحدد خطيا جميع الاحتياجات من خدمات المؤتمرات والوقت المتوقع لتقديمها - في شكل جدول للاجتماعات أو قائمة بالوثائق المتوقعة، ينتقل عمل الدائرة من التخطيط والتوقع إلى التنفيذ. وترد المخطوطات وتعالج؛ وتصدر الوثائق الرسمية وتُسلم إلى الهيئات التي طلبتها في الوقت الذي تحتاج إليها فيه. ويصبح بالإمكان عقد المؤتمرات والاجتماعات مع توفير الخدمات التي تتطلبها، مثلما يحدث كل يوم في حياة المنظمة.

وتشمل الدائرة الوحدات التنظيمية التالية:

•  وحدة التخطيط للوثائق

•  وحدة مراقبة الوثائق

•  قسم إدارة الاجتماعات
•  وحدة التخطيط والبرمجة
•  يومية الأمم المتحدة
•  أمانة لجنة المؤتمرات

•  وحدة الرصد والتقييم وتقييم المخاطر والتحقق من الإحصاءات.

العودة إلى صفحة المهام