يستطيع قسم إدارة المحفوظات والسجلات تقديم المساعدة والإرشادات لمكاتب الأمم المتحدة وترتيب نقل السجلات إلى مرفق التخزين خارج الموقع. وبالتشاور مع المكاتب المُنشئة للسجلات، يقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بتقييم السجلات غير المدرجة بالجدول الزمني من أجل التصرف فيها/تدميرها أو الاحتفاظ بها على المدى البعيد أو الاحتفاظ بها كمحفوظات بشكل دائم.

للحصول على تفاصيل كاملة حول الخدمات المتاحة انظر:

نقل السجلات
يساعد قسم المحفوظات والسجلات في نقل السجلات غير النشطة، - وتتمثل فعليا في الملفات التي يزيد عمرها عن ثلاث سنوات - إلى مستودع التخزين الثانوي في مقر قسم إدارة المحفوظات والسجلات في كوينز. وبمجرد أن يتم نقل السجلات يتسنى لموظفي الأمانة المصرح لهم الحصول عليها عند طلبها من خلال خدمة الطلب عبر الشبكة الداخلية.

ويقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بوصف هذه السجلات المنقولة التي تتمتع بأهمية أرشيفية وفهرستها. وتُستخدم المعلومات بعد ذلك لتقديم أدلة للباحثين.

وتشتمل عملية نقل السجلات على مجموعة من الخطوات كما يلي:

  • الخطوة الأولى: الحصول على صناديق
  • الخطوة الثانية: الوصول إلى نماذج النقل
  • الخطوة الثالثة: إعداد السجلات للنقل
  • الخطوة الرابعة: فرز سلسلة السجلات
  • الخطوة الخامسة: حزم الصناديق
  • الخطوة السادسة: تسمية الصناديق
  • الخطوة السابعة: ملء نموذج RMS 36A نقل سجلات – قائمة الملفات*
  • الخطوة الثامنة: ملء نموذج RMS 34 طلب نقل سجلات*
  • الخطوة التاسعة: تسليم النماذج التي تم ملؤها لقسم إدارة المحفوظات والسجلات لتأكيد النقل
  • الخطوة العاشرة: نقل الصناديق إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات

للحصول على معلومات تفصيلية عن كيفية نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات ونماذج النقل التي يجب استخدامها يرجى النقر هنا لمعرفة المبادئ التوجيهية بخصوص كيفية نقل السجلات*.وتوجد أيضا تعليمات مفصلة في مجموعة أدوات حفظ الدفاتر الخاصة ببعثات حفظ السلام.

التصرف في/تدمير السجلات
يقدم قسم المحفوظات والسجلات لمكاتب الأمم المتحدة خدمة آمنة ومعتمدة لتدمير السجلات. وسواء كانت السجلات في أمانة المكتب المُنشئ و/أو قسم إدارة المحفوظات والسجلات، فسوف يتم في نهاية الأمر تدمير معظم السجلات. ويتم تدمير بعض السجلات بعد فترة تتراوح من عامين إلى خمسة أعوام في حين يتم الاحتفاظ بسجلات أخرى مثل سجلات الموظفين أو السجلات الطبية لفترة أطول من ذلك بكثير. ويتم الاحتفاظ بقدر صغير من السجلات بشكل دائم نظرا لقيمتها التاريخية أو المعلوماتية.

ويتم منح التصاريح بفترات الاحتفاظ بالسجلات إما في الجداول الزمنية للاحتفاظ بالسجلات أو من خلال الاتفاق بين قسم إدارة المحفوظات والسجلات والمكتب المُنشئ. ويحدث هذا الاتفاق عادة عند نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات. وتستطيع المكاتب كذلك طلب مراجعة الاتفاقات المبرمة من خلال طلب تصريح التخلص من السجلات – نموذج (RMS.49 (3-99 *.

للحصول على معلومات مفصلة، يرجى الرجوع إلى المبادئ التوجيهية لقسم إدارة المحفوظات والسجلات بخصوص مبادئ تدمير السجلات*. وتحتوي المبادئ التوجيهية على قائمة فحص عملية للتأكد من تنفيذ تدمير السجلات الورقية في إطار من المساءلة.

يمكنك الاتصال بقسم إدارة المحفوظات والسجلات عبر الهاتف (212)963-8688 أو 963-8689 أو عبر البريد الإلكتروني للحصول على التوجيه والمساعدة فيما يتعلق بتدمير السجلات