يوفر قسم إدارة المحفوظات والسجلات تخزينا آمنا للسجلات غير النشطة أي السجلات التي لم تعد مُستخدمة في مكاتب الأمم المتحدة بشكل يومي ولكن لا تزال هناك حاجة إلى الاحتفاظ بها.
ويتسنى لمكاتب الأمم المتحدة استرجاع السجلات التي تم نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات عن طريق استخدام خدمات الاسترجاع التي يقدمها قسم إدارة المحفوظات والسجلات. كما يمكنها اتخاذ التدابير اللازمة للتصريح لغير الموظفين ( كالإستشاريين على سبيل المثال) للرجوع إلى السجلات الصادرة من مكتبهم.
ولأغراض الاسترجاع تتم إدارة السجلات الأرشيفية بشكل مختلف عن السجلات غير النشطة. وهي السجلات التي لم يعد مكتب المنشأ بحاجة إليها وتم تحديد مدة الاحتفاظ الأرشيفي بها في الجدول الزمني وذلك لقيمتها على المدى البعيد للأمم المتحدة والعالم ككل. للحصول على مرجع أرشيفي يمكنك البحث في قاعدة بيانات المحفوظات* أو إرسال طلبك عبر البريد الإلكتروني إلى arms@un.org.
للحصول على تفاصيل كاملة بشأن الخدمات المتاحة انظر:
تخزين السجلات
يحتوي
قسم إدارة المحفوظات والسجلات على مرفقين للتخزين؛
ومركز للبحث في المقر الرئيسي لاسترجاع السجلات ومرفق لتخزين السجلات أو مركز للسجلات في كوينز، بمدينة نيويورك.
مركز السجلات التابع لقسم إدارة المحفوظات والسجلات
يوفر مركز السجلات التابع لقسم إدارة المحفوظات والسجلات مرفقا ثانويا للتخزين لمكاتب الأمم المتحدة التي يوجد مقرها بنيويورك بالإضافة إلى المكاتب البعيدة عن المقر وبعثات حفظ السلام. ويتسم مركز السجلات بالأمن والأسلوب العصرى والمركزية فضل عن أنه يوفر وبشكل اقتصادي الاحتياجات الخاصة التي تتطلبها عملية تخزين السجلات واسترجاعها والتخلص منها.
وتعد الخرسانة والصلب هما المادتان الرئيسيتان في بناء مركز السجلات. ويتم تخزين كافة السجلات على أرفف معدنية. ويخضع هذا المبنى بالكامل لنظام مراقبة إلكترونية ونظام الوقاية من الحرائق باستخدام رشاشات ماء/غاز كما يوجد خط أرضي متصل بمحطة إطفاء محلية. كما يخضع مركز السجلات للتحكم فيما يخص درجات الحرارة والظروف البيئية الأخرى.
لمعرفة الاتجاهات المؤدية إلى مرافق قسم إدارة المحفوظات والسجلات انقر هنا
استرجاع السجلات
يوفر قسم إدارة المحفوظات والسجلات خدمة استرجاع الملفات و/أو يتيح الرجوع إلى السجلات بمرافق البحث التابعة له.
يتسنى لموظفي مكاتب الأمم المتحدة المصرح لهم الوصول إلى السجلات المسموح باسترجاعها غير النشطة الموجودة في أمانتهم. وتشتمل السجلات المسموح باسترجاعها على السجلات التي يقل عمرها عن 20عاما بالإضافة إلى السجلات التي تم إدراجها في الجدول الزمني كسجلات شبه نشطة بشكل دائم. لاسترجاع سجلات من قسم إدارة المحفوظات والسجلات يرجى ملء طلب للحصول على سجلات – نموذج (RMS.51(8.00* وإرساله إلى مركز المحفوظات والسجلات.
وقد تصرح مكاتب الأمم المتحدة لغير الموظفين (كالاستشاريين على سبيل المثال) بالوصول إلى السجلات التي تقع في نطاق تحكم المكتب الرئيسي. للحصول هذا التصريح قم بملء طلب تفويض الصلاحيات – نموذج (P86 (8.00* وإرساله إلى مركز المحفوظات والسجلات.
الالتزام بالخدمة
سوف يقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات باسترجاع السجلات في غضون يومين وتسليم عدد صغير من الملفات عبر خدمة البريد الداخلي (أو، عبر البريد الإلكتروني بالنسبة للسجلات الرقمية). وسوف تستغرق الطلبات الخاصة بالحصول على أعداد كبيرة من السجلات وقتا أطول وقد تتطلب المراجعة في الموقع بمقرنا في كوينز. وفي جميع الحالات سيكون الموظفون على اتصال مباشر بشأن ترتيبات التفاصيل الدقيقة إذا لزم الأمر. يرجى عدم التردد في الاتصال بموظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات في حالة احتمال وجود مشكلة.
يرجى ملاحظة أن مكاتب الأمم المتحدة ملتزمة بإعادة الملفات التي تم استرجاعها في غضون ثلاثين يوما من تاريخ استلامها.