يتولى قسم إدارة المحفوظات والسجلات مسؤولية كافة جوانب حفظ الدفاتر في الأمم المتحدة، بدءا من الإجراءات التي تضمن قيام موظفي الأمم المتحدة بإنشاء السجلات في إطار واجباتهم الوظيفية، ومرورا بإدارة السجلات في مكاتب الأمم المتحدة (الدور التقليدي لإدارة السجلات)، ووصول إلى حفظ السجلات وجعلها ذات قيمة مستمرة ومتاحة كمحفوظات للأمم المتحدة (الدور التقليدي لمؤسسات المحفوظات).

وعلى أية حال، فمن الأهمية بمكان أن تتذكر، كموظف بالأمم المتحدة، أن جميع المعلومات التي تحصل عليها أو تقوم بإنشائها في إطار تنفيذ مهام العمل، بغض النظر عن صيغتها، من ممتلكات الأمم المتحدة. وعونا لك على الوعي التام بالأدوار والمسؤوليات المنوطة بك فيما يتعلق بحفظ الدفاتر قام قسم إدارة المحفوظات والسجلات بإعداد مذكرة لموظفي الأمم المتحدة الخاصة بقواعد ومسؤوليات إدارة وثائق وسجلات الأمانة العامة والتصرف فيها* (ST/SGB/2007/5)

(ST/SGB/2007/5)يتم إنشاء معظم السجلات كنتيجة لأن أعمال الأمم المتحدة لها قيمة محدودة ويمكن تدميرها عندما تنقضي هذه القيمة. وعلى الرغم من ذلك، فإن نسبة صغيرة يتم الاحتفاظ بها في محفوظات الأمم المتحدة لأنها تشكل قيمة باقية بالنسبة للأمم المتحدة و/أو الشعوب.

كمكتب تنسيق في إدارة الشؤون الإدارية يقوم قسم إدارة المحفوظات والسجلات بتوفير إرشادات ودعم مباشر فيما يتعلق بإدارة سجلات الأمم المتحدة خلال دورة حياتها عن طريق مجموعة من الخدمات والموارد