Signatura de los documentos
 Números de venta

Configuración de las signaturas

La signatura está compuesta por números y letras mayúsculas que identifican de forma única un documento de las Naciones Unidas. Por lo general, no indica el tema del documento. Todas las versiones en los distintos idiomas de un documento llevan la misma signatura. El primer elemento de la signatura representa el órgano principal que publica el documento o al cual se le presenta el documento:

A/-	Asamblea General
S/-	Consejo de Seguridad
E/-	Consejo Económico y Social
ST/-	Secretaría

Existen algunas excepciones; para ciertos órganos se han creado signaturas especiales que no reflejan el órgano principal. Por ejemplo:

CRC/C/-	Comité de los Derechos del Niño
DP/-	Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
TD/-	Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo
UNEP/-	Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente

Los elementos secundarios y terciarios indican los órganos subsidiarios:

-/AC. .../-	Comité/comisión especial/ad hoc
-/C. .../-	Comité/comisión principal o permanente
-/CN. .../-	Comisión
-/CONF. .../-	Conferencia
-/GC. .../-	Consejo de Administración
-/PC/. .../-	Comité Preparatorio
-/SC. .../-	Subcomité/subcomisión
-/Sub. .../-	Subcomisión
-/WG. .../-	Grupo de Trabajo

Los elementos especiales reflejan la índole del documento:

-/CRP. ...	Documentos de sesión
-/INF/-	Serie informativa (por ejemplo, lista de participantes)
-/L. ...	Distribución limitada (generalmente documentos borradores)
-/NGO/-	Declaraciones hechas por las organizaciones no gubernamentales
-/PET/-	Peticiones
-/PRST/-	Declaraciones hechas por el Presidente del Consejo de Seguridad
-/PV. ...	Actas literales de sesiones (por ejemplo, procès verbaux)
-/R. ...	Distribución reservada (a menos que posteriormente se levante la clasificación de documento reservado)
-/RES/-	Resoluciones
-/SR. ...	Actas resumidas de sesiones
-/WP. ...	Documento de trabajo

Los elementos finales, que aparecen como sufijo de la signatura, indican las modificaciones del texto original:

-/Add. ...	Adición
-/Amend. ...	Enmienda; modificación por decisión de la autoridad competente, de una parte de un texto oficial aprobado
-/Corr. ...	Corrección (no siempre se aplica a todos los idiomas oficiales)
-/Rev. ...	Revisión (nuevo texto que reemplaza el de un documento previamente publicado)
-/Summary	Versión resumida
-/-*	Texto que se publica nuevamente por razones técnicas

Ejemplos:

A/55/1	Asamblea General, 55º período de sesiones, documento número 1
A/CONF.157/PC/63/Add.4	Asamblea General, Comité Preparatorio de la Conferencia Mundial de Derechos Humanos, documento número 63, adición número 4
E/CN.4/Sub.2/2003/38/Rev.2	Consejo Económico y Social, Comisión de Derechos Humanos, Subcommisión de Promoción de y Protección de los Derechos Humanos, año 2003, documento número 38, revisión número 2

A partir del 31º período de sesiones, celebrado en 1976, la Asamblea General incorporó el número del período de sesiones en las signaturas de sus documentos (por ejemplo, A/31/99). Igualmente, en 1978 el Consejo Económico y Social empezó a incluir el año en las signaturas de sus documentos (por ejemplo, E/1978/99). El Consejo de Seguridad hizo lo mismo en 1994 (por ejemplo, S/1994/99), con la excepción de las resoluciones y de las actas de sesiones.

Guías sobre las signaturas

Las siguientes publicaciones ayudan a identificar los comités, las comisiones, etc., por las signaturas de sus documentos y viceversa:

ST/LIB/SER.B/5/Rev.3
United Nations Document Series Symbols, 1946-1977
New York : UN, 1978
iv, 312 p.
(Sales No.: 79.I.3)
(Bibliographical Series/Dag Hammarskjöld Library; No. 5/Rev.3)

ST/LIB/SER.B/5/Rev.3/Add.1
United Nations Document Series Symbols, 1978-1984
New York : UN, 1986
vii, 160 p.
(Sales No.: 85.I.21)
(Bibliographical Series/Dag Hammarskjöld Library; No. 5/Rev.3/Add.1)

ST/LIB/SER.B/5/Rev.5
United Nations Document Series Symbols, 1946-1996
New York : UN, 1998
viii, 764 p.
(Sales No.: 98.I.6)
(Bibliographical Series/Dag Hammarskjöld Library; No. 5/Rev.5)

Fecha del documento

La fecha que figura bajo la signatura del documento con el membrete editorial no indica la fecha de la publicación del documento sino la fecha de emisión del departamento sustantivo. En esa fecha se registra el documento y empieza su procesamiento (traducción, edición, procesamiento de texto e impresión). Junto al número de trabajo que aparece en la esquina inferior izquierda del documento, se encuentra una fecha en el formato de ISO (día/mes/año) que indica la verdadera fecha del fin del procesamiento del documento. Dependiendo de la extensión del documento, puede haber un lapso de tiempo notable entre la fecha de registro y la fecha del fin del procesamiento:

Signatura del documento	Título del documento	Fecha que figura bajo la signatura	Fecha final del procesamiento
A/55/100	Lista preliminar anotada de temas que se incluirán en el programa provisional del 55º período ordinario de sesiones de la Asamblea General	15 de junio de 2000	250800 = 25 de agosto de 2000
A/S-19/29	Informe del Comité Especial Plenario del 19º período extraordinario de sesiones [de la Asamblea General para el examen y evaluación generales de la ejecución del Programa 21]	27 de junio de 1997	060897 =6 de agosto de 1997
A/48/824- S/26915	Carta de la República Unida de Tanzanía [transmite el Acuerdo de Paz de Rwanda]	23 de diciembre de 1993	070294 = 7 de febrero de 1994

La verdadera fecha de publicación se define como la fecha en que un documento determinado aparece en el Diario de las Naciones Unidas. Ya que es difícil averiguar cuándo se ha listado un documento, la fecha que figura bajo la signatura ha sido tradicionalmente la fecha que se ha incluido en la información de la imprenta. La Biblioteca Dag Hammarskjöld también sigue esta norma en sus índices impresos y en sus bases de datos en línea. En cuanto a las resoluciones de la Asamblea General con el membrete editorial, la fecha de registro no se debe confundir con la fecha de aprobación que figura bajo la signatura que se encuentra al final del texto. En los materiales bibliográficos de la Biblioteca Dag Hammarskjöld, la fecha de registro se anota en el campo de la imprenta, mientras que la fecha de la aprobación aparece en el campo de la nota:

El archivo bibliográfico para el documento A/RES/52/91 (versión que se distribuye con membrete editorial de la resolución 52/91 de 12 de diciembre de 1997) que figura en el UNBIS Plus en CD-ROM

UNBIS Plus on CD-ROM Copyright (c) 1995-1998 Chadwyck-Healey Inc. Data copyright (c) 1995-1998 United Nations A/RES/52/91 Crime prevention and criminal justice. - Preparations for the 10th United Nations Congress on the Prevention of Crime and the Treatment of Offenders : resolution / adopted by the General Assembly. - [New York] : UN, 4 Feb. 1998. 3 p. Adopted at the 70th plenary meeting, 12 Dec. 1997. Issued in GAOR, 52nd sess., Suppl. no. 49. Language versions: Arabic; Chinese; English; French; Russian; Spanish. Distribution: General.

Las normas para la fecha de publicación de los documentos, que se aplican a la documentación para reuniones (con excepción de las actas de las sesiones), se promulgaron en la directiva editorial ST/CS/SER.A/35 de conformidad con el mandato contenido en la resolución 46/190 de la Asamblea General de 20 de diciembre de 1991. En el párrafo 25 de este mandato, se pide al Secretario General y a los jefes ejecutivos de los programas y fondos de las Naciones Unidas y a las secretarías de los órganos de las Naciones Unidas que procuren que cada documento oficial lleve en la portada y en forma conveniente, las fechas relativas a las siguientes etapas del proceso de documentación: publicación del departamento sustantivo, fin de la traducción al idioma específico, impresión y publicación".

Las publicaciones para la venta constituyen una categoría selecta de publicaciones de interés general que las Naciones Unidas ofrecen a la venta para facilitar la distribución más amplia posible fuera del sistema de las Naciones Unidas. Estas publicaciones se identifican por números de venta. El número de venta está compuesto por números y por letras (ambos arábigos y romanos). El primer elemento (una letra) indica el idioma de la publicación; el segundo (dos números arábigos) indica el año de publicación; el tercero (números romanos) señala el tema de la publicación o en algunos casos el órgano autor (véase la lista de las categorías de las publicaciones para la venta). El último elemento (un número arábigo) es sólo un número consecutivo que no tiene ningún significado especial.

Ejemplo: S.96.IV.11 = La Empresa Cooperativa en los Sectores de la Salud y los Servicios Sociales: Un Estudio Mundial

Publicaciones de las Naciones Unidas difunde documentos oficiales, publicaciones y productos electrónicos de las Naciones Unidas y de sus organismos según la demanda pública (para información de contacto, vea: https://unp.un.org/customerservice.aspx).

Los Documentos Oficiales, siempre identificados como tales en la portada, constituyen los documentos básicos que se presentan a los órganos principales de las Naciones Unidas o que son publicados por éstos durante un período de sesiones determinado o un año particular. Los Documentos Oficiales incluyen las actas de las sesiones; las resoluciones; los informes de los órganos principales, comités y comisiones; los informes del presupuesto y los informes financieros (cada uno se publica por separado como un "suplemento" numerado y figura en una lista exhaustiva en UN-I-QUE); y los reimpresos de otros documentos importantes (en el caso de la Asamblea General, se publican en cada período de sesiones como "Anexos" y se clasifican por el número de tema del programa; en el caso del Consejo de Seguridad, se publican trimestralmente como "suplementos" y se clasifican por la signatura del documento). También se elaboran Documentos Oficiales para algunas de las conferencias (por ejemplo, Conferencia Diplomática de Plenipotenciarios de las Naciones Unidas sobre el establecimiento de una corte penal internacional).

Los Índices de las Actas, son índices altamente especializados que facilitan el trabajo a los investigadores que tratan de identificar los documentos con el membrete editorial y los Documentos Oficiales de la Asamblea General, el Consejo de Seguridad, el Consejo Económico y Social y el Consejo de Administración Fiduciaria. Los investigadores también pueden consultar UNBISnet, el catálogo en línea de la Biblioteca de las Naciones Unidas en Nueva York. UNBISnet proporciona además enlaces al texto completo de la documentación reciente.

Definiciones:

"Un documento es un texto escrito presentado a un órgano principal o a un órgano subsidiario de las Naciones Unidas que, por lo general, se ha de examinar en relación con el tema o temas de su programa."

Fuente: ST/AI/189/Add.3/Rev.2, parr. 2

"El término 'Publicación de las Naciones Unidas' se refiere a todo texto escrito que haya sido publicado por o para las Naciones Unidas y puesto a la disponibilidad del público en general, normalmente con la autorización de la Junta de Publicaciones."

Fuente: ST/AI/189/Add.3/Rev.2, parr. 4