1) Qu'est-ce que SMLCAT?
SMLCAT est une base de données spécialement conçue pour les petites bibliothèques et les bibliothèques de terrain. Elle inclut les champs principaux, comme l'auteur (individuel ou collectif), le titre, les variantes du titre, les références d'édition, la description physique, les thèmes, les notes, et les informations sur la collection. Sont inclus également les zones alphanumériques comme l'ISBN, l'ISSN, le numéro d'appel, et la cote des documents. Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur l'utilisation du logiciel Winisis, consultez le le manuel SMLCAT qui vous guidera pas à pas.

2) Quel type de documents sont inclus dans SMLCAT?
La structure des champs dans la base de données est assez flexible et permet le catalogage de livres, de périodiques, d'articles et de plusieurs autres types de documents. Vous pouvez utiliser SMLCAT pour les documents officiels, comme les résolutions, les décisions, les publications administratives, les lettres, et les rapports. Les traités, les cartes, les CD-ROM, et les documents audiovisuels peuvent également être inclus dans votre base de données. Chaque type de document est identifié par un code afin d'accélérer les résultats pour les documents appartenant à une même catégorie.

3) Peut-on utiliser SMLCAT pour les documents audiovisuels?
Oui. Dans SMLCAT, remplissez le champ du titre avec le titre de la vidéo, le champ auteur avec le nom du producteur, le champ de la description physique avec le descriptif du matériel, et le champ des notes avec les détails techniques. Le code de contenu approprié à ce type de document est 11.

4) Est-ce que le numéro MFN apparaît automatiquement?
Oui. Le MFN est un numéro unique attribué automatiquement par Winisis afin d'identifier chaque enregistrement.

5) Est-ce que la date de catalogage est incluse dans les champs de SMLCAT?
Non. Nous n'avons pas introduit de date de catalogage puisque la plupart des enregistrements seront créés et mis à jour par la même personne.

6)Lorsqu'on enregistre les noms des organes des Nations Unies, ou de certaines organisations ou conférences, doit-on utiliser la forme abrégée ou bien la forme complète ? Par ex.: WFP ou World Food Programme?
Pour les noms de conférences ou de réunions, les dénominations sociales ou les titres uniformes, on peut soit utiliser l'acronyme (forme abrégée) soit le nom complet, mais pas les deux. La bibliothèque Dag Hammarskjöld utilise son propre fichier d'autorité. Si vous souhaitez suivre cette pratique, consultez UNBISnet. Il n'y a pas d'obligation à se conformer au fichier d'autorité de la bibliothèque Dag Hammarskjöld. Cependant, le choix est définitif et vous devrez utiliser constamment le même type de forme choisie et entretenir votre propre liste de termes.

7)Les institutions locales et régionales doivent-elles être enregistrées selon leur dénomination locale ou doit-on les traduire en anglais dans les champs de l'auteur et du sujet?
Chaque bibliothèque doit adopter la règle la plus sensée pour les noms des institutions locales et régionales; il vaut probablement mieux conserver les noms dans leur langue d'origine.

8) Doit-on utiliser des lettres majuscules pour les thèmes?
Oui. Les descripteurs thématiques doivent être entrés en lettres capitales afin de se conformer à la pratique actuelle du Thésaurus UNBIS.

9) Quels descripteurs thématiques doivent utiliser les petites bibliothèques et les bibliothèques de terrain pour le catalogage et l'indexation des documents?
Puisque le but final de la bibliothèque Dag Hammarskjöld est de rendre accessible sur Internet les catalogues créés par les petites bibliothèques et les bibliothèques de terrain, il est préférable de garder une certaine uniformité dans l'utilisation des descripteurs thèmatiques. Une telle uniformité peut être réalisée grâce à l'utilisation du Thésaurus UNBIS développé en six langues par la bibliothèque Dag Hammarskjöld. Cependant, la bibliothèque Dag Hammarskjöld peut envoyer un exemplaire gratuit de la version imprimée du Thésaurus (édition 1995) à toute bibliothèque des Nations Unies qui en ferait la demande (cette version imprimée est actuellement disponible en anglais, en français et en espagnol).

10) Une petite bibliothèque doit-elle systématiquement cataloguer et indexer les documents des Nations Unies?
Non. Le programme a pour but de promouvoir le partage des ressources entre les bibliothèques des Nations Unies et d'éviter le dédoublement des tâches. Ainsi les outils bibliographiques développés par la bibliothèque Dag Hammarskjöld (comme UNBISnet) doivent être utilisés pour identifier et retrouver les documents des Nations Unies. Les bibliothèques doivent indexer les documents qui sont uniques et qui ne sont pas catalogués ou indexés ailleurs.

11) Peut-on poster SMLCAT sur le Web?
Oui. N'importe quelle base de données Winsis peut être postée sur le Web moyennant quelques adaptations. Nous recherchons actuellement le meilleur moyen pour y parvenir et nous vous tiendrons informé.

12) Peut-on trier les enregistrements dans Winisis?
Oui. A cet effet, nous avons préparé plusieurs formats pour faciliter les opérations de tri et d'impression. Les enregistrements peuvent être triés par auteur individuel et titre, par auteur individuel, par auteur collectif et titre, par titre, par auteur individuel et auteur collectif. Plusieurs formats d'impression ont été établis. Pour plus d'informations, allez sur le guide en ligne dans la rubrique trier/imprimer les enregistrements.

13) Que signifie "exporting records" (exportation des enregistrements)? Les enregistrements de Winisis peuvent-ils être exportés?
Oui. "exporting records" (exportation des enregistrements) signifie que vous pouvez faire des copies d'enregistrements spécifiques et les envoyer à d'autres bibliothèques pour un échange, une vérification etc. Afin d'en savoir plus sur cette opération, veuillez consulter notre guide en ligne.