Cotes des documents
 Numéros de vente

Structure des cotes

Une cote consiste en une combinaison de chiffres et de lettres qui identifie de façon unique un document de l'Organisation des Nations Unies. Généralement, la cote ne donne aucune indication quant au sujet du document. Toutes les versions linguistiques d'un même document sont désignées par la même cote. Le premier élément se réfère généralement à l'organe parent qui publie le document ou à celui auquel il est soumis :

A/-	Assemblée générale
S/-	Conseil de sécurité
E/-	Conseil économique et social
ST/-	Secrétariat

Il existe quelques exceptions dans le cas d'organes pour lesquels une cote spéciale a été créée sans se référer à l'organe parent. Par exemple :

CRC/C/-	Comité des droits de l'enfant
DP/-	Programme des Nations Unies pour le développement
TD/-	Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement
UNEP/-	Programme des Nations Unies pour l'environnement

Les éléments suivants désignent des organes subsidiaires :

-/AC. .../-	Comité spécial ou organe analogue
-/C. .../-	Comité permanent, grande commission de session
-/CN. .../-	Commission
-/CONF. .../-	Conférence
-/GC. .../-	Conseil d'administration
-/PC/. .../-	Comité préparatoire
-/SC. .../-	Sous-Comité
-/Sub. .../-	Sous-Commission
-/WG. .../-	Groupe de travail

Certains éléments indiquent la nature du document :

-/CRP. ...	Document distribué en séance
-/INF/-	Document d'information (par exemple : une liste de participants)
-/L. ...	Distribution limitée (par exemple : des documents provisoires)
-/NGO/-	Document contenant des communications d'organisations non-gouvernementales
-/PET/-	Pétition
-/PRST/-	Déclaration du président du Conseil de sécurité
-/PV. ...	Procès-verbal de séance
-/R. ...	Distribution restreinte
-/RES/-	Résolutions (textes non brochés)
-/SR. ...	Compte rendu analytique de séance
-/WP. ...	Document de travail

Les éléments finaux, apparaissant comme suffixe à la cote, reflètent les modifications du texte original :

-/Add. ...	Additif
-/Amend. ...	Amendement (modification, par une décision de l'autorité compétente, d'un passage d'un texte adopté formellement)
-/Corr. ...	Rectificatif (applicable ou non à toutes les versions linguistiques)
-/Rev. ...	Révision (remplace un document publié précédemment)
-/Summary	Résumé
-/-*	Réédition d'un document pour raisons techniques

Exemples :

A/55/1	Assemblée générale, Cinquante-cinquième session, document no. 1
A/CONF.157/PC/63/Add.4	Assemblée générale, Conférence mondiale sur les droits de l'homme, Comité préparatoire, document no. 63, addendum no. 4
E/CN.4/Sub.2/2003/38/Rev.2	Conseil économique et social, Commission des droits de l'homme, Sous-commission de la lutte contre les mesures discriminatoires et de la protection des minorités, année : 2003, document no.38, révision no. 2

A partir de la 31ème session (1976), l'Assemblée générale a commencé à incorporé le numéro de la session dans la cote de ses documents (par exemple, A/31/99). De la même manière, en 1978, le Conseil économique et social a commencé à incorporé l'année dans la cote de ses documents (par exemple, E/1978/99); le Conseil de sécurité a fait de même en 1994 (par exemple, S/1994/99), à l'exception des résolutions et des comptes rendus de séance.

Guides des cotes

Les publications suivantes sont utiles pour identifier les Commissions ou les Comités à partir de leur cote, et vice versa. Elles sont disponibles uniquement en anglais :

ST/LIB/SER.B/5/Rev.3
United Nations Document Series Symbols, 1946-1977
New York : UN, 1978
iv, 312 p.
(Sales No.: 79.I.3)
(Bibliographical Series/Dag Hammarskjöld Library; No. 5/Rev.3)

ST/LIB/SER.B/5/Rev.3/Add.1
United Nations Document Series Symbols, 1978-1984
New York : UN, 1986
vii, 160 p.
(Sales No.: 85.I.21)
(Bibliographical Series/Dag Hammarskjöld Library; No. 5/Rev.3/Add.1)

ST/LIB/SER.B/5/Rev.5
United Nations Document Series Symbols, 1946-1996
New York : UN, 1998
viii, 764 p.
(Sales No.: 98.I.6)
(Bibliographical Series/Dag Hammarskjöld Library; No. 5/Rev.5)

Date d'un document

La date enregistrée sous la cote d'un document à en-tête ne reflète pas sa date de publication mais la date d'impression par le département organique concerné. A cette date, le document est enregistré et son processus d'établissement (traduction, édition, frappe, et impression) débute. A côté du numéro de production du document, inscrite dans le coin inférieur gauche d'un document, une date en format ISO (jj-mm-aa) indique la date effective à laquelle le processus d'établissement du document s'est achevé. En fonction de la longueur du document, le délai entre la date d'enregistrement et la fin du processus d'établissement peut s'avérer conséquent.

Cote du document	Titre du document	Date sous la cote du document	Date de fin du processus d'établissement
A/55/100	Liste préliminaire annotée des questions inscrites à l'ordre du jour provisoire de la cinquante-cinquième session ordinaire de l'Assemblée générale	15 June 2000	250800 = 25 août 2000
A/S-19/29	Rapport du Comité ad hoc plénier de la dix-neuvième session extraordinaire [de l'Assemblée générale sur l'examen et l'évaluation d'ensemble de la mise en oeuvre d'Action 21]	27 juin 1997	060897 = 5 août 1997
A/48/824- S/26915	Lettre adressée au Secrétaire général par le représentant permanent de la République Unie de Tanzanie [transmettant l'accord de paix sur le Rwanda]	23 décembre 1993	070294 = 9 février 1994

La date effective d'impression est déterminée par la date de sortie du Journal des Nations Unies sur laquelle le document apparaît. Etant donné la difficulté de vérifier quand un document a été listé, la date figurant sous la cote dans les documents imprimés a été traditionnellement celle enregistrée comme la date d'impression. La bibliothèque Dag Hammarskjöld suit également cette convention dans ses index imprimés ou ses bases de données en ligne. En ce qui concerne les résolutions de l'Assemblée générale publiées sous en-tête des Nations Unies, la date de l'enregistrement du texte ne doit pas être confondue avec celle de l'adoption du texte qui peut être vérifiée en fin de texte. Dans les produits bibliographiques de la bibliothèque Dag Hammarskjöld, la date d'enregistrement est insérée dans le champ relatif à l'impression alors que la date d'adoption du texte apparaît dans le champ de la note :

Enregistrement bibliographique pour le document A/RES/52/91 (document à en-tête des Nations Unies pour la résolution de l'Assemblée générale 52/91 en date du 12 décembre 1997) tel qu'il apparaît dans UNBIS-Plus sur CD-ROM (en anglais)

UNBIS Plus on CD-ROM Copyright (c) 1995-1998 Chadwyck-Healey Inc. Data copyright (c) 1995-1998 United Nations A/RES/52/91 Crime prevention and criminal justice. - Preparations for the 10th United Nations Congress on the Prevention of Crime and the Treatment of Offenders : resolution / adopted by the General Assembly. - [New York] : UN, 4 Feb. 1998. 3 p. Adopted at the 70th plenary meeting, 12 Dec. 1997. Issued in GAOR, 52nd sess., Suppl. no. 49. Language versions: Arabic; Chinese; English; French; Russian; Spanish. Distribution: General.

La réglementation concernant la date de sortie des documents qui s'applique aux documents parlementaires (à l'exception des comptes rendus de séance) a été promulguée dans la directive de rédaction et d'édition ST/CS/SER.A/35 en application des dispositions du paragraphe 25 de la résolution 46/190 du 20 décembre 1991 qui prie le Secrétaire général et les chefs de secrétariat des programmes, fonds et organes des Nations Unies "de veiller à ce que soient indiquées clairement, sur la première page de chaque document officiel, les dates des différentes étapes du processus d'établissement et de publication de la documentation : soumission du document par le département organique, fin des travaux de traduction dans la langue considérée, impression, publication".

Les publications destinées à la vente constituent une sélection de publications d'intérêt général que l'Organisation des Nations Unies propose à la vente dans l'optique de leur donner l'écho le plus large possible hors du système des Nations Unies; elles sont identifiées par un numéro de vente. Un numéro de vente consiste en une combinaison de lettres et de chiffres (arabes ou romains). Le premier élément (une lettre) indique la langue dans laquelle est publié le document; le second (deux chiffres arabes) indique l'année de publication; le troisième (un chiffre romain) désigne le sujet de la publication ou l'organe dont elle est issue dans certains cas (voir la liste des catégories des publications destinées à la vente). L'élément final (un chiffre arabe) n'est rien de plus qu'un numéro séquentiel sans signification particulière.

Exemple : F.96.V.4 = Le droit international comme langage des relations internationales (publication de 1996 en français dans le domaine du droit international)

La Section des ventes et de la commercialisation des publications des Nations Unies diffuse les documents officiels, les publications et les produits électroniques de l'Organisation des Nations Unies et de ses agences spécialisées sur demande (Contact : https://unp.un.org/customerservice.aspx).

Les documents officiels, toujours identifiés comme tels sur leur première page, constituent les documents soumis ou issus des organes principaux des Nations Unies lors d'une session donnée ou durant une année particulière. Ils consistent en des comptes rendus de séance; des résolutions; des rapports des principaux organes, des commissions et des comités ainsi que les budgets et les rapports financiers (publiés comme "Suppléments" numérotés et répertoriés dans la base de données UN-I-QUE et en réimpressions d'autres documents (publiés en tant qu'"Annexes" et rangés par point de l'ordre du jour pour ce qui concerne l'Assemblée générale ou en "Suppléments" trimestriels rangés dans l'ordre numérique des cotes des documents pour ce qui concerne le Conseil de sécurité). Des documents officiels sont également produits pour certaines conférences mondiales des Nations Unies (par exemple, Conférence diplomatique de plénipotentiaires des Nations Unies sur la création d'une cour criminelle internationale.)

Index très spécialisés, l'Index des actes, sont disponibles pour faciliter le travail de ceux qui souhaitent identifier les documents à en-tête ou les documents officiels des Nations Unies pour l'Assemblée générale, le Conseil de sécurité, le Conseil économique et social et le Conseil de tutelle. Les chercheurs peuvent aussi consulter UNBISnet, le catalogue internet de la bibliothèque de l'ONU à New-York. UNBISnet fournit aussi des liens au texte intégral de la documentation récente.

Définitions :

Un document est un texte soumis pour examen à un organe principal ou subsidiaire de l'Organisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites à l'ordre du jour de l'organe concerné."

Source : ST/AI/189/Add.3/Rev.2, para. 2

"L'expression 'publication des Nations Unies' s'entend de tout document écrit publié par l'Organisation des Nations Unies ou pour son compte à l'intention du public, en règle générale avec l'autorisation du Comité des publications."

Source : ST/AI/189/Add.3/Rev.2, para. 4

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