Système de Bibliothèques dépositaires - Bibliothèque Dag Hammarskjöld des Nations Unies
Bibliothèque Dag Hammarskjöld des Nations Unies

PRINCIPES RELATIFS AUX BIBLIOTHEQUES DEPOSITAIRES DE L'ORGANISATION DES NATIONS UNIES

ST/AI/189/Add.11/Rev.2 (18 août 1995)
I.  Dispositions générales
II.  Organe chargé de désigner les bibliothèques dépositaires
III. Critères à appliquer pour la désignation des bibliothèques dépositaires
IV. Conditions de dépôt
V. Importance du dépôt
VI. Application

[La présente instruction administrative remplace les instructions ST/AI/189/Add.11 du 17 novembre 1975 et ST/AI/189/Add.11/Rev.1/Amend.1 du 24 novembre 1980.]

I. Dispositions générales
1. Afin que le public puisse avoir accès dans le monde entier aux documents et publications de l'Organisation des Nations Unies, il a été établi un réseau de bibliothèques dépositaires auxquelles ces documents et publications sont envoyés dans les conditions de dépôt indiquées ci-après aux sections III et IV.
II. Organe chargé de désigner les bibliothèques dépositaires
2. Le Comité des publications de l'Organisation des Nations Unies est chargé de désigner les bibliothèques dépositaires en se fondant sur l'avis du Directeur de la Division de la Bibliothèque et des publications du Département de l'information au Siège de l'Organisation. Lorsqu'il prend ses décisions, il doit tenir compte des vues exprimées par le pays en cause et par les départements ou services compétents du Secrétariat de l'ONU.

3. Le Directeur de la Bibliothèque Dag Hammarskjöld est chargé d'assurer toute la correspondance avec les bibliothèques dépositaires. Il lui incombe également de porter cette correspondance à la connaissance du Comité des publications, ainsi que des autres départements et services du Secrétariat que cette correspondance peut intéresser.

III. Critères à appliquer pour la désignation des bibliothèques dépositaires
4. Tous les états Membres, tous les états non membres et tous les territoires non autonomes ont le droit de faire désigner une bibliothèque dépositaire recevant la documentation gratuitement en règle générale la bibliothèque nationale ou une autre bibliothèque de recherche importante se trouvant dans la capitale. De plus, la bibliothèque nationale desservant le Parlement, si elle est ouverte au public, a elle aussi le droit de recevoir de la documentation gratuitement.

5. Les bibliothèques dépositaires qui fournissent aux bibliothèques de l'ONU à New York ou à Genève, sur leur demande, des publications ou services dont la valeur équivaut à la contribution indiquée au paragraphe 7 ci-dessous, reçoivent elles aussi de la documentation gratuitement.

6. D'autres dépositaires peuvent être désignés dans les conditions indiquées aux paragraphes 7 et 8 ci-après. Pour désigner ces dépositaires, il est tenu compte de l'usage qui paraît devoir être fait des documents et publications, de l'intérêt manifesté et des besoins constatés, du niveau de développement des établissements d'enseignement supérieur et des bibliothèques, de la superficie et de la population ainsi que de la répartition géographique globale des bibliothèques dépositaires dans les pays en cause. En règle générale, on ne désigne pas plus d'un dépositaire dans une même ville.

IV. Conditions de dépôt
7. Depuis le 1er janvier 1975, les dépositaires autres que ceux qui sont visés aux paragraphes 4 et 5 ci-dessus sont tenus de verser une contribution annuelle au titre des dépenses de fonctionnement du système. Le barème est le suivant :
a) Dépositaires se trouvant dans les pays en développement : 250 dollars par an pour dépôt partiel (Documents officiels et publications imprimées); 500 dollars par an pour dépôt général (Documents officiels, publications imprimées et documents ronéotypés);

b) Dépositaires se trouvant dans les pays développés : 1000 dollars par an pour dépôt partiel et 1500 dollars par an pour dépôt général.
8. Les bibliothèques dépositaires contribuantes qui fournissent des publications ou services dont la valeur représente approximativement la moitié de la contribution applicable versent la moitié du montant de cette contribution.

9. Les contributions à verser au titre des dépenses de fonctionnement du système sont recueillies par la Section des ventes du Bureau des services de conférence et services d'appui et la Bibliothèque Dag Hammarskjöld sera tous les mois informée de l'état de ces contributions.

10. Le droit au dépôt joue à partir de la date de la désignation; il n'est pas rétroactif.

11. Toutes les bibliothèques dépositaires désignées doivent confier la tenue de la documentation reçue à des bibliothécaires qualifiés, la classer et la conserver comme il convient et permettre au public de la consulter gratuitement à des heures normales. Elles doivent également, grâce à des prêts interbibliothèques ou au moyen de photocopies, mettre les documents dont elles sont dépositaires à la disposition des usagers se trouvant dans la région desservie et à qui il est difficile d'accéder à la bibliothèque dépositaire intéressée.

12. Les bibliothèques dépositaires doivent également apporter à la Bibliothèque Dag Hammarskjöld au Siège de l'ONU, sur sa demande, une assistance en matière bibliographique et d'autres services analogues dans les limites de leurs possibilités et lui fournir les publications que normalement elles distribuent gratuitement ou à titre d'échange.

13. L'Organisation des Nations Unies peut s'assurer, au moyen de questionnaires ou de visites, que les conditions de dépôt sont observées. Les questionnaires seront envoyés tous les deux ans en février. Chaque bibliothèque dépositaire est tenue de les envoyer rapidement après les avoir dûment remplis, sous peine de ne plus recevoir de documents. Les centres d'information des Nations Unies et les bibliothèques du système des Nations Unies ont été priés de prendre des dispositions pour que leur personnel visite périodiquement les bibliothèques dépositaires. Lorsqu'il est établi qu'une bibliothèque dépositaire ne respecte pas les conditions de dépôt de manière satisfaisante, le Comité des publications se réserve le droit de lui retirer son statut de bibliothèque dépositaire ou de le transférer à une autre bibliothèque située dans la même région.

14. Les demandes des bibliothèques dépositaires concernant des modifications du droit de dépôt, le transfert de leur statut de dépositaire à une autre bibliothèque située dans la même région ou leur retrait du système sont soumises à l'approbation du Comité des publications.

V.  Importance du dépôt
15. Toutes les bibliothèques dépositaires reçoivent régulièrement, suivant leurs besoins, toutes les publications mises en vente et toute la documentation d'information distribuée gratuitement, si elles existent dans la langue officielle de leur choix. En règle générale, ce droit est limité à la documentation dans une seule des langues officielles.

16. Les bibliothèques dépositaires qui, de l'avis du Comité des publications, sont en mesure d'absorber un volume plus important de documentation, reçoivent en outre tous les autres documents et publications de l'ONU à distribution générale, qu'ils soient imprimés ou portent une en-tête, s'ils existent dans la langue officielle de leur choix. En règle générale, ce droit est limité à la documentation dans une seule des langues officielles.

17. Les bibliothèques dépositaires qui le demandent peuvent recevoir certaines collections seulement de documents parmi celles dont elles ont le droit d'être le dépositaire conformément aux paragraphes 15 et 16 ci-dessus.

18. Les bibliothèques dépositaires qui sont équipées de systèmes optiques appropriés peuvent bénéficier d'un rabais de 50 % si elles s'abonnent par l'intermédiaire de la Section des ventes de l'ONU aux séries de documents et publications reproduites sur microcopies.

VI. Application
19. Les documents destinés à toutes les bibliothèques dépositaires sont expédiés : au Siège de l'Organisation des Nations Unies, par la Section de la distribution (Bureau des services de conférence et services d'appui); à l'Office des Nations Unies à Genève, par la Section de la distribution et des ventes; au Centre international de Vienne, par les services de distribution des documents; au Programme des Nations Unies pour l'environnement (PNUE), par le Groupe de la reproduction et de la distribution des documents; et au Centre des Nations Unies pour les établissements humains (HABITAT) à Nairobi, par le service de la distribution des documents. Les commissions économiques régionales assurent la diffusion de leurs propres documents auprès des bibliothèques dépositaires situées dans la région de leur ressort. Le Département de l'information prend les dispositions nécessaires pour que la documentation publiée par les centres d'information des Nations Unies parvienne aux bibliothèques dépositaires situées dans les régions qu'ils desservent .

20. Pour signaler que des documents n'ont pas été reçus en temps voulu, les bibliothèques dépositaires doivent se conformer aux instructions pertinentes et utiliser les formules fournies à cette fin par l'ONU.

21. Au début de chaque année civile, la Section des ventes adresse aux bibliothèques dépositaires intéressées une facture pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre.

22. Au début de chaque année civile, le Directeur de la Bibliothèque Dag Hammarskjöld au Siège de l'Organisation des Nations Unies soumet au Comité des publications un rapport sur les visites mentionnées au paragraphe 13 ci-dessus qui ont été effectuées au cours de l'année précédente.

23. Des instructions détaillées concernant l'application de ces principes font l'objet d'un document distinct publié sous la cote ST/LIB/13/Rev.5.


 
 

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