Служба централизованного планирования и координации (СЦПК) через свои секции управления проведением заседаний и управления документооборотом координирует и планирует процессы, связанные с проведением заседаний и подготовкой документации. Она обеспечивает оказание межправительственным органам и подразделениям, конференциям и государствам-членам всей необходимой поддержки в соответствии с правилами и положениями Организации Объединенных Наций. СЦПК обеспечивает четкое взаимодействие между подразделениями Секретариата, органами Организации Объединенных Наций и государствами-членами и способствует координации действий международных организаций в рамках Международного ежегодного совещания по вопросам лингвистического обеспечения, документации и изданий (ИАМЛАДП). В качестве координатора планирования и оказания необходимых услуг СЦПК всегда готова начать действовать, с тем чтобы Генеральная Ассамблея и Совет Безопасности могли экстренно собраться на заседания днем и ночью 365 дней в году.

Служба готовит Журнал Организации Объединенных Наций, в котором на ежедневной основе публикуется список всех межправительственных заседаний в Центральных учреждениях и ссылки на документы, которые будут рассматриваться на этих заседаниях, краткое изложение работы заседаний за предыдущий день и информация о другой деятельности. В электронной версии Журнала приводятся гиперссылки на тексты указанных в нем документов на всех языках.

Служба также включает Группу контроля, оценки, регулирования рисков и проверки статистических данных (КОРС). Группа была включена в бюджет на 2008–2009 годы исходя из:

а) рекомендаций Управления служб внутреннего надзора (УСВН) в отношении необходимости устранения недостатков в области надзора и оценки в некоторых программах Секретариата, включая ДГАКУ;

b) подхода к оценке рисков и выводов внешних ревизоров из Франции, которыми была проведена первоначальная оценка ряда рисков ДГАКУ;

с) инициативы ДГАКУ по созданию центрального подразделения, которое отвечало бы за координацию контроля, оценки, регулирования рисков и проверки статистической отчетности различных подразделений.

Секция управления документооборотом

В 2007 году в ДГАКУ была создана Служба управления документооборотом путем объединения Секции контроля за документацией и Группы планирования документации в целях обеспечения активного управления документооборотом на основе полной интеграции и упорядочения процесса управления деятельностью по планированию и обработке всей документации в Центральных учреждениях Организации Объединенных Наций.

Группа планирования выпуска документации

Группа планирования выпуска документации обеспечивает координацию выпуска документов Генеральной Ассамблеи, Экономического и Социального Совета, Совета по Опеке и их вспомогательных органов в Нью-Йорке. Группа отвечает за перспективное планирование выпуска документации с помощью системы документооборота по графику, а также за предоставление исключений из этого графика. Она проводит анализ принятых Генеральной Ассамблеей и Экономическим и Социальным Советом резолюций и решений, с тем чтобы обеспечить представление всей предсессионной документации в соответствии с решениями директивных органов. В консультации с готовящими документы подразделениями Секретариата она затем назначает ответственных за прохождение документов. Она занимается разработкой и обслуживанием системы управления информацией о документах (DIMO), которая представляет собой инструмент управления и базу данных о документах.

Группа контроля за документацией

Группа контроля за документацией отвечает за планирование, распределение функций и осуществление контроля за обработкой документов в Центральных учреждениях; решать эти задачи помогает электронная система планирования и отслеживания подготовки документации (eDOC). Группа осуществляет планирование всех аспектов процесса обработки документов для обеспечения своевременного выпуска официальных документов. Группа также готовит статистические отчеты о потребностях в документации и ее выпуске по всем основным местам службы Секретариата.

Секция управления проведением заседаний

Секция управления проведением заседаний (СУЗ) составляет расписание конференций и заседаний Организации Объединенных Наций и планирует и координирует его осуществление. Она обеспечивает техническое секретариатское обслуживание Комитета по конференциям, который является вспомогательным органом Генеральной Ассамблеи и на который возложен контроль за выполнением всех правил и положений, регулирующих управление конференционным обслуживанием и его планирование. Секция готовит статистические и аналитические доклады о потребностях в обслуживании заседаний и их проведении во всех основных местах службы Секретариата. Она отвечает за совершенствование и функционирование электронной системы планирования заседаний и распределения ресурсов (eMeets), которая представляет собой инструмент управления и базу данных о заседаниях, проводимых в Центральных учреждениях и включенных в расписание заседаний в других местах службы.

СУЗ занимается планированием, составлением и координацией осуществления двухлетнего расписания конференций и заседаний Организации Объединенных Наций, которое рассматривается Комитетом по конференциям и утверждается Генеральной Ассамблеей, а также контролем за осуществлением расписания после его утверждения.

Она планирует и обеспечивает обслуживание всех заседаний, проводимых в Центральных учреждениях в Нью-Йорке, и определяет потребности в персонале для обслуживания конференций базирующихся в Нью-Йорке органов, которые проводятся за пределами Центральных учреждений по приглашению принимающих правительств.

Она следит за использованием выделяемых на обслуживание заседаний ресурсов в Центральных учреждениях и представляет соответствующие отчеты, а также готовит сводные доклады по всем вопросам, касающимся заседаний и документации, для Генеральной Ассамблеи и Комитета по конференциям.

Секция также выполняет функции основного и технического секретариата Комитета по конференциям.

В своей работе Секция активно использует систему eMeets, которая представляет собой разработанную своими силами базу данных и инструмент управления и которая используется для представления просьб о проведении заседаний, планирования и программирования заседаний и соответствующего конференционного обслуживания.

Секция управления проведением заседаний состоит из:

• Группы обслуживания заседаний (ГОЗ);
  
  
• Группы Журнала ООН.

Группа обслуживания заседаний (ГОЗ)

Группа обслуживания заседаний обеспечивает, чтобы все оформление зала заседаний, включая расстановку табличек с названиями стран в зале и на подиуме, соответствовало протоколу межправительственного органа и Организации Объединенных Наций и высказанным пожеланиям Секретаря Комитета.

ГОЗ также является связующим звеном между Секретарем и устными переводчиками, инженерами-звукотехниками, составителями кратких и стенографических отчетов, если таковые присутствуют на заседании, и сотрудниками по вопросам печати и обеспечивает этих сотрудников любыми материалами (список ораторов, экземпляры выступлений, включая перевод, неофициальные документы и т.д.), которые распространяются в ходе заседания.

Группа Журнала ООН

Группа отвечает за ежедневное издание Журнала Организации Объединенных Наций. Все публикуемые в Журнале тексты должны после представления редактироваться в соответствии с установленными руководящими принципами. Сотрудники Группы Журнала ООН готовят как английский, так и французский варианты издания. Для этого требуются самые разнообразные навыки, в частности умение редактировать текст, готовить проект документа, обеспечивать письменный перевод и онлайновый поиск.

Поскольку расписание заседаний и их виды за последние годы значительно изменились, каждый день Группа сталкивается с новыми проблемами. Все оформление издаваемого ежедневно журнала в его «спаренном» двуязычном формате делается Группой. После завершения процесса Группа должна поместить Журнал в СОД и разместить на веб-сайте. Печатный экземпляр и электронный вариант также направляются в Типографскую секцию для публикации.

КОРС

Служба также включает Группу контроля, оценки, регулирования рисков и проверки статистических данных (КОРС). Группа была включена в бюджет на 2008–2009 годы исходя из:

а) рекомендаций Управления служб внутреннего надзора (УСВН) в отношении необходимости устранения недостатков в области надзора и оценки в некоторых программах Секретариата, включая ДГАКУ;

b) подхода к оценке рисков и выводов внешних ревизоров из Франции, которыми была проведена первоначальная оценка ряда рисков ДГАКУ;

с) инициативы ДГАКУ по созданию центрального подразделения, которое отвечало бы за координацию контроля, оценки, регулирования рисков и проверки статистической отчетности различных подразделений.

Хотя потенциал, сфера охвата и функции этой недавно созданной Группы до сих пор обсуждаются, Группа по проекту КОРС совместно с Рабочей группой по оценке завершают работу над типовым перечнем оценок наряду с механизмами отчетности для отделов в качестве одного из приоритетов для Департамента. После проведения оценки рисков консультантами ДУ для ДГАКУ будет выработана политика по вопросам оценки, составлен перечень рисков и разработана стратегия их сокращения. Рабочая группа по статистике занимается согласованием статистических показателей для Нью-Йорка и других мест службы.

Отдел по делам Генеральной Ассамблеи и Экономического и Социального Совета
Отдел обслуживания заседаний и издательской деятельности
Служба централизованного планирования и координации
Административная канцелярия
Группа информационно-технического обеспечения
Назад