Документация является животворной нитью практически всех заседаний в Организации Объединенных Наций. Она определяет повестку дня и программу работы заседания, рассматриваемые вопросы и порядок и характер их рассмотрения. Серия докладов, которые готовятся до открытия заседаний (предсессионная документация), создает основу для обсуждений. Сессионные документы (проекты резолюций и решений) отражают результаты обсуждений, в ходе которых делегаты достигают согласий. После заседания готовится доклад, в котором резюмируются обсуждения и все принятые решения, включая любые выдвинутые рекомендации или принятые резолюции. Документы Организации Объединенных Наций могут составляться, редактироваться, переводиться, печататься и распространяться на всех шести официальных языках, причем иногда за одну ночь. Без такой документации работа любого межправительственного органа Организации Объединенных Наций может остановится.

Предоставление документации связано с процессами, которые описаны ниже.

Планирование и отслеживание документации

Первый этап в обработке документа заключается в рассмотрении предоставленных неправительственными органами полномочий на подготовку докладов, распределении ответственности за подготовку документа между департаментами-авторами, определении допустимости документов и отслеживании представления с целью обеспечить своевременное наличие документов для всех заседаний.

Контроль за документацией

Эта функция охватывает составление расписания и отслеживание обработки документов на всех официальных языках одновременно в соответствии с требованиями заседаний и обеспечение полного соблюдения правил по контролю за документацией и ограничению ее объема.

Редакционный контроль

Редакторы обеспечивают, чтобы тексты были четкими, понятными, грамматически и орфографически правильными, чтобы всех сноски или другие отсылки были правильными и чтобы тексты соответствовали стилю Организации Объединенных Наций.

Справочная информация и терминология

Многие документы содержат тексты, основанные на ранее переведенных материалах, или ссылки на резолюции и другие опубликованные материалы. Подготовка надлежащих справочных материалов по текстам содействует обеспечению правильного перевода и ускоряет обработку. Более узкая специализация и углубленное рассмотрение технических вопросов означает постоянное формирование новых слов, что вынуждает постоянно обновлять терминологические перечни на всех языках.

Перевод

Документ, составленный на одном из шести официальных языков Организации Объединенных Наций (английский, арабский, испанский, китайский, русский и французский), обычно переводится на пять других языков. Некоторые основные документы также переводятся на немецкий язык. Когда какой-либо документ срочно необходим для текущей работы, в частности, Генеральной Ассамблеи, Совета Безопасности, Экономического и Социального Совета или одного из их вспомогательных органов, предварительный вариант перевода оперативно готовится переводчиками, работающими в помещениях, которые находятся в непосредственной близости от зала заседаний. Впоследствии эти переводы редактируются и лишь затем выпускаются в окончательном виде. Хотя переводчикам Организации Объединенных Наций зачастую приходится работать в условиях жесткого графика, делается все возможное, чтобы обеспечить соблюдение наивысших стандартов качества и точности.

Обработка текстов и типографический стиль

После редактирования и перевода документы направляются на обработку текстов. Формат документов на всех официальных языках Организации соответствует разработанным типографическим стандартам, что обеспечивает читабельность, четкое представление данных и удобный доступ к разделам документа и поиск. Окончательно отформатированная версия в виде оригинала-макета и в электронном виде направляются в Секцию размножения документов и размещаются в Системе официальной документации для архивного хранения.

Официальные отчеты

Редакторы официальных отчетов обеспечивают, чтобы резолюции и решения и другие официальные отчеты на всех шести языках соответствовали редакционным стандартам Организации Объединенных Наций. Работая в составе многоязычных групп, они играют ключевую роль в обеспечении максимального соответствия на всех языках.

Техническая редакция и корректура

Работая на шести официальных языках, Секция технического редактирования и корректуры осуществляет подготовку и корректуру различных материалов, включая публикации для продажи и материалы для общественной информации, для внешних типографских работ и выпускает такие материалы с помощью настольных издательских систем.

Издание

Издательская секция, поддерживая трехсменное круглосуточное функционирование, выпускает всю документацию заседающих органов, необходимую для заседаний в Центральных учреждениях и для имеющих на то право получателей документов, включая постоянные представительства и миссии наблюдателей, государственные учреждения, библиотеки и другие национальные и международные организации. Она также обеспечивает издание большинства публикаций для продажи, а также плакатов, брошюр и других материалов для общественной информации. Издательская секция обеспечивает документацией участников заседаний. Она также распространяет документы и другие печатные материалы среди всех получателей в Организации и за ее пределами и содержит сборник документов в электронном виде в Системе официальной документации.

Назад